プレビュー: イベント待機リストの設定と管理

マーケティング イベントを定員いっぱいにすることは、成功と投資収益率にとって不可欠です。 マーケティング イベントへの参加者を増やすため、待機リストへの登録を有効にできるようになりました。これにより、登録した参加者がキャンセルしたときに空きを埋めることができます。 イベントやセッションの定員を設定することで、イベントやセッションが満席になったら、参加予定者は待機リストに登録されます。 スロットが空いている場合、システムは自動的に次の個人を待機リストに登録します。 その後、その個人は登録確認とカスタマイズされたイベント情報を自動的に受け取ります。 これにより、イベントが定員に達します。

待機リストのしくみ

新しいスペースが利用可能になると、待機リストは次のように対応します:

1. 登録日時を確認することで最も古い既存の待機リスト レコードが識別されます。
2. 連絡先が自動登録を使用するかどうかに応じて、次のいずれかが発生します:
   • 特定された待機リスト レコードの 自動的に登録 が はい に設定されている場合、イベント登録レコードが連絡先に対して生成されます。
   • 特定された待機リスト レコードの 自動的に登録 が いいえ に設定されている場合、これらの連絡先には、イベントへのサインアップまたは関心の確認を依頼する必要があります。 ワークフローを自動化するには、これらの取引先担当者を検索するセグメントを作成し (ここで、"自動登録" = "いいえ" および "招待済み" = "はい")、顧客体験を使用して、イベントの Web サイトにアクセスしてスロットを受け入れるように招待する電子メールを送信します。
3. 待機リストに登録されたすべての登録のステータスが 待機リストに追加済み に設定されます。 スポットが使用可能になると、ステータスは自動または手動で 登録済 に変更されます。

待機リストを有効にする

次のセクションでは、イベントとセッションの待機リストを有効にする方法について説明し、イベントとセッションがどのように連携するかについて説明します。

イベントの待機リストを有効にする

イベントの順番待ちリストを有効または無効にするには:

1. イベント 作業領域を開き、イベント一覧 (イベント>イベント>イベント) に移動し、イベントを開くか作成します。

2. 全般 タブを開き、キャパシティ 領域を見つけます。

   

3. 次の設定を行います。

• イベントの最大キャパシティ (イベント レベル登録の場合のみ): イベントに参加できる最大人数を入力します。 待機リストは、指定された数の連絡先が登録された後にのみ有効になります。 セッション レベルの登録を使用している場合は、セッションごとに待機リストを設定することもできます。 詳細については、セッションの待機リストを有効にする を参照してください。
  • このイベントの待機リストに登録: イベントの待機リスト機能を有効にするには、はい に設定します。
  • 待機リストの連絡先を自動的に登録: これを はい に設定すると、スペースに空きができたときに次の連絡先が自動的に登録されます。 これが いいえ に設定されている場合は、待機リストに登録されている連絡先を手動で招待して、関心を確認する必要があります。 興味を確認したら、登録のステータスを 待機リストに追加済み から 登録済み に変更できます。

セッションの待機リストを有効化する

セッション レベルの登録 を使用している場合は、セッションの待機リストを使用することもできます。 セッションの待機リストは、イベントの待機リストと一緒に使用することも、個々のセッションのみに使用することもできます。

セッションの待機リストを有効または無効にするには:

1. イベント 作業領域を開き、イベント一覧 (イベント>イベント>イベント) に移動し、イベントを開くか作成します。 次に、アジェンダ タブでセッションを作成します。
2. 概要 タブを開き、キャパシティ 領域を見つけます。
3. 次の設定を行います:
   • セッションの最大キャパシティ: セッションに参加できる最大人数を入力します。 順番待ちリストは、この数の連絡先が登録された後にのみ有効になります。
   • このセッションの待機リストに登録: このセッションの待機リスト機能を有効にするには、はい に設定します。
   • 待機リストの連絡先を自動的に登録: これを はい に設定すると、スペースに空きができたときに次の連絡先が自動的に登録されます。 これが いいえ に設定されている場合は、待機リストに登録されている連絡先を手動で招待して、関心を確認する必要があります。 興味を確認したら、登録のステータスを 待機リストに追加済み から 登録済み に変更できます。

イベントとセッションの待機リストはどのように連携しますか?

• イベントにはまだキャパシティがあるが、セッションにはキャパシティがない: イベントにはキャパシティがあり、参加者は講演やネットワーキングの機会に参加できます。 ただし、円卓会議やワークショップなど定員が限られているセッションも多く、セッションへの登録は任意です。
  • 最初にセッションの容量が不足する可能性があります。 この場合、登録者には、キャパシティが不足しているセッションの "待機リストに参加する" 通知が表示されます。
  • イベントにはまだキャパシティがあり、登録できます。
  • 登録すると、出席者には、関心のあるセッションのイベント登録と順番待ちリスト登録を確認する概要が表示されます。
• イベントは満席だが、一部のセッションにはまだキャパシティがある: イベントとセッションのキャパシティが同じで、イベントに登録したときにすべてのセッション キャパシティが使用されたわけではありません。
  • 登録者は、イベントの順番待ちリストに登録できます。
  • 順番待ちリストに登録する際、登録者は興味のあるセッションを選択できます。
  • キャパシティに達しているセッションの場合、イベントのスポットを確保していない参加者はセッションに登録できないため、セッション登録ステータスは 保留中 になります。
  • イベントにスポットが空くと、参加者はイベントに登録され、以前に「保留中」だったすべてのセッションに登録されます。
• イベントは満席でセッションも満席: イベントとセッションのキャパシティが同じです。 そのため、セッション登録が必要です。
  • 登録者は、イベントおよびセッションの順番待ちリストに登録できます。
  • イベントとセッションのどちらのキャパシティにも空きがないため、どちらの登録も 待機リストに追加済み ステータスになります。
  • 登録者は、イベントでスポットが空いた場合にのみ登録されます。

待機リストを表示する

イベントやセッションの待機リストに現在登録されている人を表示するには:

1. イベント 作業領域を開き、イベント一覧 (イベント>イベント>イベント) に移動し、そのイベントを開きます。
2. セッション レベルの登録を使用している場合は、イベントの アジェンダ タブに移動し、表示するセッションを開きます。
3. 選択したイベントまたはセッションの 登録と参加 タブを開きます。
4. "リアルタイム イベントの登録と参加" という既定のシステム ビューには、参加者が登録済みか、待機リストに追加済みか、または登録がキャンセルされたかどうかを確認できる ステータス 列があります。 すべてのイベント チェックインが記録され、テーブルに一覧表示されます。