Fördern der Einführung der Dokumentverarbeitung für Microsoft 365

Die Dokumentverarbeitung für Microsoft 365 ist eine Suite von cloudbasierten Diensten, die künstliche Intelligenz (KI) verwenden, um die Inhaltsverarbeitung zu automatisieren und Wissen aus unstrukturierten Daten zu extrahieren. Diese Dienste helfen dabei, Ihre Inhalte in strukturierte, umsetzbare Informationen zu transformieren, die problemlos durchsucht, analysiert und in Ihren organization wiederverwendet werden können.

Durch die Integration der Dokumentverarbeitung in Ihre Workflows können Sie Vorgänge optimieren, die Compliance verbessern und die Auffindbarkeit verbessern. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie die Dienste angewendet werden können:

• Organisieren und Verwalten von Dokumenten Automatisches Extrahieren, Zusammenfassen oder Generieren von Inhalten aus Dateien, die in Ihre SharePoint-Dokumentbibliothek hochgeladen wurden.

• Erweitern Sie die globale Reichweite. Erstellen Sie übersetzte Kopien einer ausgewählten Datei oder einer Gruppe von Dateien in allen unterstützten Sprachen.

• Automatisches Generieren von Routinedokumenten. Optimieren Sie die Erstellung wiederkehrender Dokumente, z. B. Wartungsberichte, status Updates oder Compliancezusammenfassungen.

• Generieren von Dokumenten in einem Massenvorgang. Automatisieren Sie die Erstellung großer Mengen ähnlicher Dokumente – z. B. Vertragsverlängerungen oder Onboardingpakete – mithilfe von Inhaltsassemblytools.

• Verarbeiten eingehender Dokumente. Verwalten und Extrahieren von Daten aus eingehenden Geschäftsdokumenten, einschließlich Versicherungsformularen, Geschäftsüberprüfungen und Mietverträgen.

• Verbessern der Auffindbarkeit von Inhalten. Verbessern Sie die Organisation von Geschäftsdokumenten und Mitarbeiterinformationen wie Richtlinien und Verfahren in Dokumentbibliotheken.

• Extrahieren bestimmter Inhaltsdetails. Zentralisieren und Abrufen wichtiger Informationen wie Patentnummern oder Compliancedaten, um das Auffinden und Bearbeiten zu erleichtern.

• Unterstützung von Compliance und Governance. Wenden Sie die Dokumentverarbeitung an, um die Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitsanforderungen für Geschäftsdokumente zu erfüllen, einschließlich Ereignismaterialien und Konferenzdateien.

Identifizieren von Geschäftsszenarien

Vor der Implementierung von Dokumentenverarbeitungsdiensten in Ihrem organization ist es wichtig, die Geschäftsszenarien zu identifizieren, in denen diese Funktionen den größten Mehrwert bieten. Wenn Sie das "Warum" hinter Ihren Anwendungsfällen verstehen, können Sie feststellen, welche Features am vorteilhaftesten sind – und ob die Dokumentverarbeitung überhaupt erforderlich ist. Außerdem wird die Auswahl des geeigneten Modelltyps erläutert.

Um die gewünschten Geschäftsergebnisse zu erzielen, können Sie mehrere Features kombinieren. Verwenden Sie die Beispielszenarien und Anwendungsfälle, um Ideen zu entwickeln, wie die Dokumentverarbeitung die Ziele Ihrer organization unterstützen kann.

Warum dies wichtig ist

Inhalt ist das Lebenselixier Ihrer organization. Viele Geschäftseinheiten basieren auf der Datenverarbeitung und verwenden häufig manuelle oder halbautomatische Workflows, die mehrere Schritte umfassen. Dokumentverarbeitungsdienste können diese Bemühungen optimieren und Ihre Content Management-Verfahren verbessern, indem sie Folgendes ermöglichen:

• Erweiterte Suche und Filterung, um die Auffindbarkeit und den Abruf zu verbessern.

• Bedingte Formatierung zur Vereinfachung der Dokumentüberprüfung und -filterung.

• Generierung eines Power BI-Berichts mit nur einem Klick mithilfe extrahierter Metadaten.

• Automatisierte Regeln und Workflows über Power Automate.

• Complianceerzwingung über Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitsbezeichnungen.

Berücksichtigen Des Inhaltslebenszyklus

Inhalte durchlaufen einen typischen Lebenszyklus – von der Erstellung und Neuerstellung bis hin zum Verstehen, Verarbeiten, Ermitteln und Suchen. Es stehen viele Dienste zur Verfügung, um Ihr Unternehmen in jeder dieser Phasen zu unterstützen.

Erstellen und Wiederverwenden von Inhalten

Innerhalb des Lebenszyklus von Inhalten kann es Anwendungsfälle für die Automatisierung der Inhaltserstellung geben, insbesondere Inhalte, die transaktional oder standardisiert sind, und Inhaltsassemblys können hierfür nützlich sein. Inhaltsassemblys können automatisch allgemeine oder sich wiederholende Geschäftsdokumente erstellen, z. B. Verträge, Arbeitsanweisungen, Servicevereinbarungen, Zustimmungsschreiben, Verkaufsgespräche und andere Routinekorrespondenz.

Nachdem Sie sich wiederholende Dokumenttypen identifiziert haben, möchten Sie die Datenquelle identifizieren, die als Quelle für die Dokumente verwendet werden kann. Wenn Sie eine Liste oder Datenquelle zum Auffüllen der Dokumente haben, können Sie diese Aufgabe schneller, konsistenter und mit weniger Fehlern ausführen, indem Sie moderne Vorlagen erstellen und diese Vorlagen zum Generieren von Dokumenten verwenden.

Zusammenarbeit an Inhalten

Die Anmerkungsfunktion wird verwendet, um Notizen und Kommentare zu Inhalten in Dokumentbibliotheken hinzuzufügen – entweder für sich selbst oder für die Zusammenarbeit mit anderen. Die Anmerkungsfunktion kann verwendet werden, ohne die ursprünglichen Dateien zu ändern, sodass die ursprünglichen Datensätze beibehalten werden.

Anmerkungstools enthalten derzeit Stift und Textmarker, wobei Farben zusammen mit einem Radierer zum Entfernen von Freihandstrichen und vorherigen Anmerkungen ausgewählt werden können. Nachdem Sie ein Azure-Abonnement in Ihrem Mandanten für Dienste mit nutzungsbasierter Bezahlung konfiguriert haben, ist dieses Feature für Ihre Benutzer aktiviert. Möglicherweise sollten Sie erwägen, Endbenutzern Details über das Feature bereitzustellen, insbesondere für Geschäftsgruppen, die Dokumente stark mit Markup oder Anmerkungen versehen können.

Inhaltsverständnis und -verarbeitung

Die Verwendung von Dokumentverarbeitungsmodellen zum Automatisieren der Klassifizierung und Datenextraktion aus dem Inhalt mithilfe der Dokumentverarbeitung und der Taxonomietagging - oder Bildtagging-Features kann Zeit und Geld sparen und gleichzeitig das Risiko von Tippfehlern oder fehlenden Informationen minimieren.

Dokumentverarbeitungsmodelle können verschiedene Arten von Aufgaben in Ihren Inhalten ausführen, einschließlich Klassifizierung, Extraktion und Schlüsselwörtern. In der folgenden Tabelle sind diese Aufgaben und zugehörigen Features aufgeführt.

Inhaltscompliance

Die Dokumentverarbeitungsmodelle können auch verwendet werden, um Konformität hinzuzufügen, indem sie Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsbezeichnungen auf Inhalte anwenden, die Dokumentbibliotheken mit mit ihnen konfigurierten Modellen hinzugefügt wurden.

Sobald der Inhaltstyp und die Metadaten in einer Dokumentbibliothek verfügbar sind, können Geschäftsbenutzer von mehreren Funktionen profitieren. Sie können mithilfe von Regeln, die auf bestimmten Metadaten basieren, neue Ansichten des Inhalts erstellen, Berichte erstellen und Inhalte automatisch verschieben. Darüber hinaus können sie Geschäftsprozessworkflows für Aufgaben wie Genehmigungen entwerfen, Daten in andere Systeme integrieren, Arbeitsaufträge generieren und viele Aufgaben automatisieren, die zuvor manuell ausgeführt wurden.

Auffindbarkeit von Inhalten

Die Verwendung von Dokumentverarbeitungsdiensten kann die Sucherfahrung verbessern, da jetzt alle aus Inhalten extrahierten Metadaten durchsucht werden können. Mit der Inhaltsabfragefunktion können Sie bestimmte metadatenbasierte Abfragen für SharePoint-Dokumentbibliotheken ausführen. Sie können schnellere und präzisere Abfragen basierend auf bestimmten Metadatenspaltenwerten durchführen, anstatt nur nach Schlüsselwörtern zu suchen.

Zusätzlich zum Klassifizieren und Extrahieren von Daten aus Inhalten, die einer SharePoint-Bibliothek hinzugefügt wurden, enthält Ihr organization möglicherweise Inhalte, die derzeit in Bildern gesperrt sind, die schwierig zu finden sind. Mit dem OCR-Dienst ( Optische Zeichenerkennung ) können Sie gedruckten oder handschriftlichen Text aus Bildern und Dokumenten extrahieren. Beispiele für Bilder sind Poster, Zeichnungen und Produktetiketten. Beispiele für Dokumente sind Artikel, Berichte, Formulare und Rechnungen. Der Text wird in der Regel als Wörter, Textzeilen und Absätze oder Textblöcke extrahiert, wodurch der Zugriff auf die digitale Version des gescannten Texts ermöglicht wird. Die extrahierten Informationen werden in der Suche indiziert und können für Compliancefeatures wie Data Loss Prevention (DLP) verfügbar gemacht werden.

Planen der ersten Schritte

Um mit Dokumentenverarbeitungsdiensten zu beginnen, bewerten Sie zunächst den aktuellen Zustand und die Anforderungen Ihrer organization in Bezug auf Inhaltsverwaltung, -verarbeitung und -analyse. Identifizieren Sie wichtige Inhaltsrepositorys, die von verschiedenen Teams verwendet werden, und wenden Sie sich an diese Gruppen, um ihre Geschäftsprozesse und Szenarien zu verstehen.

Suchen Sie nach Möglichkeiten, bei denen die manuelle Inhaltsverarbeitung automatisiert werden kann. Diese Aufgaben können Folgendes umfassen:

• Aufnahme und Bearbeitung von Standardformularen oder -dokumenten (für Exmaple, HR-Formulare oder Bestellungen).

• Generierung von wiederholbaren Inhalten im großen Stil (z. B. Angebotsschreiben oder Vorschläge).

• Manuelle Anmerkungsworkflows (z. B. Pen-and-Paper-Überprüfungen oder Partnertools), die in Ihre SharePoint-Umgebung übertragen werden können.

Fragen zur Anleitung für die Szenarioplanung

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung, welche Geschäftsszenarien priorisiert werden sollen, die folgenden Fragen:

• Löst es ein echtes Problem? Konzentrieren Sie sich auf Szenarien, die Probleme oder Ineffizienzen behandeln.

• Wird es weit verbreitet sein oder weitreichende Auswirkungen haben? Priorisieren Sie Anwendungsfälle, von denen mehrere Teams oder Abteilungen profitieren.

• Ist es verfügbar? Stellen Sie sicher, dass das Szenario mit Ihren aktuellen Tools und Ressourcen durchführbar ist.

• Können Sie den Erfolg messen? Definieren Sie klare Metriken, um Auswirkungen und Ergebnisse nachzuverfolgen.

Das Microsoft 365-Bewertungstool kann auch dabei helfen, potenzielle Bereiche Ihrer SharePoint-Umgebung zu identifizieren, die von Dokumentverarbeitungsdiensten profitieren könnten.

Erste Schritte mit Websitevorlagen

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie beginnen sollen, sehen Sie sich die in Ihrem Mandanten verfügbaren Websitevorlagen an, nachdem Sie die nutzungsbasierte Bezahlung eingerichtet und Ihr Azure-Abonnement konfiguriert haben. Diese Vorlagen sind:

• Vorkonfiguriert und bereit für die Bereitstellung.
• Anpassbar an die Anforderungen Ihrer organization.
• Verfügbar auf allen Teamwebsites.

Verwenden Sie diese Vorlagen, um schnell eine professionelle Website zu starten, mit der Geschäftsdokumente mithilfe mehrerer Microsoft 365-Features verwaltet, verarbeitet und nachverfolgt werden können. Diese Websites eignen sich ideal für:

• Veranschaulichung von Funktionen für beteiligte Unternehmen.
• Beschleunigen der Szenarioplanung und -planung.
• Darstellung des Mehrwerts für Geschäftsfelder wie Vertragsmanagement und Buchhaltung.

Sie bieten eine starke Grundlage für die Entwicklung von Lösungen, die Dokumentworkflows optimieren und die Verwaltung des Inhaltslebenszyklus verbessern.

Identifizieren von Rollen und Zuständigkeiten

Wenn Sie Ihre Dokumentverarbeitungsprojekte planen, ist es wichtig zu ermitteln, wer in Ihre organization einbezogen werden muss. Beginnen Sie, indem Sie die Features zuordnen, die Sie verwenden möchten. Dieser Prozess hilft, zu klären, welche Rollen wesentlich sind.

Wenn Sie sich beispielsweise auf die Dokumentverarbeitung konzentrieren, ist die SharePoint-Administratorrolle der Schlüssel zum Erstellen und Verwalten von Inhaltscentern, die zum Verwalten von Modellen im großen Stil erforderlich sind. Wenn Sie sich auf Features wie OCR und Compliance konzentrieren, ist der Purview-Complianceadministrator erforderlich. Wenn Taxonomietagging verfolgt wird, ist es wichtig, die Verwaltung Ihrer Terminologiespeicher zu verstehen oder festzustellen, ob Sie ein Inhaltscenter verwenden.

Durch das frühzeitige Zuordnen von Rollen zu Features können Sie sicherstellen, dass die richtigen Personen eingebunden werden und Ihr Projekt für den Erfolg eingerichtet ist.

Überlegungen zur Einrichtung und Konfiguration

Die Planung für die Verwendung von Dokumentverarbeitungsdiensten umfasst die Bestimmung der Features, die Sie aktivieren möchten, und die Kostenplanung mithilfe des Microsoft SharePoint-Kostenrechners , um die Kosten für Dienste mit nutzungsbasierter Bezahlung vorherzusagen. Dieses Tool bietet Ihnen ein besseres Verständnis der Nutzungsmuster Ihrer organization und der geschätzten Kosten, damit Sie fundiertere Entscheidungen treffen können. Es ist auch hilfreich in Verbindung mit dem Microsoft 365-Bewertungstool, das Ihre Informationsarchitektur analysiert und Bibliotheken mit benutzerdefinierten Inhaltstypen und erweiterten Spalten hervor hebt, die von KI-gestützter Automatisierung profitieren können.

Bereitschaftsprüfliste

Um sich auf die Implementierung von Dokumentenverarbeitungsdiensten vorzubereiten, müssen Sie Folgendes ausführen:

1. Planen

   • Planen Sie die Nutzung des Nutzens von Dokumentenverarbeitungsdiensten in Bereichen wie den folgenden:
     • Suche
     • Filtern und Anzeigen von Formatierungen
     • Compliance
     • Automatisierung

2. Identifizieren

   • Grundlegendes zur verwendung vorhandener Informationsarchitektur und Inhaltsverwaltungsfeatures.
   • Sind vorhandene Inhaltstypen gute Kandidaten für Modelle?
   • Welche vorhandenen Prozesse würden durch Metadaten verbessert?
   • Wie viele Inhalte verarbeiten Sie?

3. Entwerfen

   • Entwerfen Sie Ihren Ansatz für Informationsarchitektur, verwaltete Metadaten und Inhaltstypen.
   • Entwerfen Sie den Prozess für Definition, Erstellung und Verwaltung.