Esportare i risultati della ricerca in eDiscovery

Dopo aver eseguito una ricerca associata a un caso di eDiscovery (anteprima), è possibile esportare i risultati della ricerca. Quando si esportano i risultati della ricerca, si scaricano gli elementi della cassetta postale nei file PST o come singoli messaggi. Quando si esporta contenuto da siti di SharePoint e OneDrive, si esportano copie di documenti di Office nativi e di altri documenti. Quando si esportano elementi, si preparano gli elementi per il download a seconda delle opzioni di esportazione definite. È possibile monitorare lo stato di avanzamento dell'esportazione e scaricare i risultati dalla pagina Gestione processi . Il completamento delle esportazioni più grandi potrebbe richiedere più tempo.

Per altre informazioni sui nuovi miglioramenti all'esportazione di eDiscovery e sul ritiro dello strumento di esportazione Microsoft Office 365 eDiscovery, vedere il video seguente:

Esportare i risultati della ricerca

Per esportare i risultati della ricerca, seguire questa procedura:

1. Passare al portale di Microsoft Purview e accedere con le credenziali per un account utente a cui sono assegnate le autorizzazioni di eDiscovery.

2. Selezionare la scheda della soluzione eDiscovery , quindi selezionare Case.

3. Selezionare un caso e quindi selezionare la scheda Ricerche . Selezionare una query di ricerca da esportare.

4. Nella query di ricerca selezionare Esporta.

5. Nel riquadro a comparsa Esporta configurare le opzioni di esportazione.

6. Immettere un nome per l'esportazione in Nome esportazione. Questo campo è obbligatorio.

7. In Esporta descrizione immettere una descrizione facoltativa per l'esportazione.

8. Nelle opzioni di configurazione dell'origine a livello di tenant configurare l'origine a livello di organizzazione "Tutti gli utenti e i gruppi" per includere uno o più tipi di utente o contenuto:

   • "Tutte le persone e i gruppi" devono includere utenti senza licenza e locali
   • "Tutte le persone e i gruppi" devono includere gli utenti guest
   • "Tutte le persone e i gruppi" devono includere i canali condivisi di Teams
   • "Tutte le persone e i gruppi" devono includere gli utenti in partenza

9. In Selezionare gli elementi da includere nell'esportazione selezionare una delle opzioni seguenti:

   • Elementi indicizzati che corrispondono alla query di ricerca: questa opzione esporta solo gli elementi indicizzati corrispondenti alla query.

   • Elementi indicizzati che corrispondono alla query di ricerca e elementi parzialmente indicizzati che potrebbero non corrispondere alla query: questa opzione esporta solo gli elementi indicizzati corrispondenti alla query e gli elementi parzialmente indicizzati o non indicizzati che potrebbero non corrispondere completamente alla query.

   • Elementi parzialmente indicizzati che potrebbero non corrispondere alla query: questa opzione esporta solo gli elementi parzialmente indicizzati o non indicizzati che potrebbero non corrispondere completamente alla query.

     Per queste opzioni, inclusi gli elementi parzialmente indicizzati, è possibile definire ulteriormente l'ambito degli elementi parzialmente indicizzati selezionando Escludi elementi parzialmente indicizzati in posizioni senza riscontri di ricerca. Con questa opzione selezionata, vengono restituiti solo gli elementi parzialmente indicizzati dalla posizione in cui è già presente un riscontro indicizzato. Inoltre, è possibile usare l'opzione per eseguire l'indicizzazione avanzata su elementi parzialmente indicizzati. Altre informazioni sull'indicizzazione avanzata in eDiscovery.

10. Nella sezione Elementi di OneDrive e SharePoint selezionare le opzioni del documento seguenti:

    • Selezionare le versioni dei documenti: specificare il numero di versioni dei documenti di SharePoint da esportare. I valori sono Solo versione più recente, Versioni recenti 10, Versioni recenti 100, Tutte le versioni.
    • Selezionare gli elementi della cartella: esportare gli elementi all'interno delle sottocartelle di una cartella corrispondente. Scegliere Includi solo gli elementi che corrispondono alla query di ricerca o Tutti gli elementi nella cartella (anche se non corrispondono alla query di ricerca).
    • Selezionare gli elementi negli elenchi e negli allegati (espansione dell'elenco): esportare i file allegati agli elenchi di SharePoint e ai relativi elementi figlio. Scegliere Tutti gli elementi nell'elenco SharePoint se qualsiasi elemento corrisponde alla query di ricerca. Se applicabile, selezionare Includi allegati elenco.

11. Nella sezione Messaggi ed elementi correlati dalle cassette postali e Exchange Online selezionare una o più delle opzioni seguenti:

    • Organizzare la conversazione in trascrizione HTML: i messaggi di chat contestuali vengono inseriti in trascrizioni HTML per semplificare la revisione e la gestione.

    • Includi conversazioni di Teams e Viva Engage: includere i messaggi pubblicati entro una finestra di 12 ore prima e dopo ogni elemento reattivo.

    • Collegamenti di accesso (allegati cloud) nei messaggi: raccogliere elementi dai collegamenti a SharePoint o OneDrive.

      Importante

      L'inclusione di allegati cloud aumenta le dimensioni e la quantità dei risultati esportati. Gli elementi crittografati non hanno entità incorporate estratte, inclusi gli allegati.

      Per migliorare le prestazioni di esportazione, ridurre le dimensioni dell'esportazione usando intervalli di date o altri tipi di filtri per ridurre le dimensioni totali dei risultati della ricerca. Se un'esportazione viene eseguita per più di sette giorni senza essere completata, viene automaticamente annullata. Per evitare l'annullamento, dividere le esportazioni in batch più piccoli.

      Quando si cercano messaggi di posta elettronica o altro contenuto della cassetta postale che potrebbe includere allegati cloud, il collegamento dell'allegato cloud a un percorso di archiviazione in SharePoint o OneDrive deve essere considerato come allegati del file del messaggio anziché come documenti separati.

      Questo comportamento è simile al modo in cui una ricerca restituisce messaggi di posta elettronica con allegati locali incorporati, questi allegati vengono recuperati come se fossero parte dei messaggi di posta elettronica. Tutti i limiti di conformità per SharePoint o OneDrive non si riflettono nella raccolta di allegati cloud inclusi nei messaggi reattivi.

      Selezionare una versione per i collegamenti di accesso. I valori sono Solo versione più recente, Versioni recenti 10, Versioni recenti 100, Tutte le versioni.

      Importante

      Se sono abilitate le versioni come funzionalità condivisa, viene recuperata la versione del documento quando è stata condivisa.

12. Nella sezione Tipo di esportazione scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Esporta solo il report degli elementi: vengono creati solo il report di riepilogo e di elemento. Le varie opzioni per l'organizzazione di dati, cartelle e percorsi, percorsi di condensazione e altre strutture sono nascoste.
    • Esporta elementi con il report elementi: gli elementi vengono esportati con il report degli elementi. Altre opzioni per il formato di esportazione sono disponibili con questa opzione nella sezione Formato di esportazione .

13. Nella sezione Formato di esportazione scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Creare pst per i messaggi: questa opzione crea file pst per i messaggi.
    • Creare file .msg per i messaggi: questa opzione crea file .msg per i messaggi.

14. Nella sezione Impostazioni dimensioni pacchetto configurare le dimensioni massime del pacchetto di esportazione create dal processo di esportazione.

    1. Se si seleziona Crea pst per i messaggi nel passaggio precedente, impostare la dimensione massima del pacchetto PST su 1 GB, 2 GB, 5 GB (impostazione predefinita) o 10 GB.
    2. Impostare la dimensione massima .zip pacchetto su 2 GB, 10 GB (impostazione predefinita), 20 GB o 40 GB. La dimensione massima .zip pacchetto deve essere uguale o maggiore della dimensione massima del pacchetto PST per contenere i file PST nei pacchetti .zip quando vengono scaricati.

15. Selezionare una o più delle opzioni del pacchetto di output seguenti. Per informazioni dettagliate su ogni opzione, vedere Esportare le opzioni del pacchetto.

    • Organizzare i dati da posizioni diverse in cartelle o pst separati: questa opzione organizza i dati in cartelle separate per ogni posizione dei dati. Quando si esporta il contenuto della cassetta postale, gli elementi della cassetta postale primaria e di tutte le cassette postali di archivio associate (inclusi più archivi) si uniscono in un singolo file PST, anche se questa opzione di esportazione è selezionata.
    • Includi cartella e percorso dell'origine: questa opzione include la struttura di percorso della cartella e della cartella originale per gli elementi.
    • Condensare i percorsi in modo che si adattino all'interno di 256 caratteri: questa opzione riduce il percorso della cartella per ogni elemento a 256 caratteri o meno.
    • Assegnare a ogni elemento un nome descrittivo: questa opzione crea un nome descrittivo per ogni elemento.

16. Selezionare Esporta.

17. All'avvio del processo di esportazione viene visualizzata una finestra di dialogo di conferma. Selezionare OK per continuare.

Per altre informazioni sui tipi di file di esportazione e sui campi item.csv report, vedere Campi dei metadati del documento in eDiscovery.

Esportare le opzioni del pacchetto

Le opzioni del pacchetto di esportazione controllano la modalità di creazione del pacchetto del contenuto nei pacchetti di esportazione scaricabili. A seconda delle esigenze e del processo di post-esportazione che un utente di eDiscovery deve eseguire, è possibile modificare queste opzioni in base alle esigenze.

Organizzare i dati da posizioni diverse in cartelle o pst separati

Questa impostazione controlla se il contenuto esportato è raggruppato in base all'origine originale. Questo raggruppamento include cassette postali specifiche o siti di OneDrive o SharePoint specifici oppure combina questi elementi in un singolo contenitore.

Per gli elementi della cassetta postale di Exchange

• Selezionato: il contenuto di ogni cassetta postale viene esportato in un file PST separato denominato dopo la cassetta postale , john.doe@contoso.com.pstad esempio .
• Non selezionato: tutto il contenuto delle cassette postali nelle origini dati selezionate viene unito in un singolo file PST (ad esempio , exchange.pst), in base al limite massimo di dimensioni PST. Se i dati combinati superano questo limite, vengono creati pst aggiuntivi.

Per gli elementi di OneDrive e SharePoint

• Selezionato: il contenuto viene esportato in cartelle separate per ogni sito. Ogni cartella prende il nome dal sito e tutti i file di tale sito vengono inseriti in ogni cartella per mantenere l'organizzazione a livello di sito.
• Non selezionato: tutto il contenuto viene esportato in una singola cartella indipendentemente dal sito di origine. Usare la items.csv per comprendere il percorso di origine originale e altri metadati pertinenti per l'elemento.

Includi cartella e percorso dell'origine

Questa impostazione determina se l'esportazione mantiene la struttura di cartelle originale dall'origine. L'origine è la cartella in cui si trovano gli elementi in una cassetta postale di Exchange o in un sito di OneDrive e SharePoint.

Per gli elementi della cassetta postale di Exchange

• Selezionata: il file PST esportato mantiene l'intera gerarchia di cartelle dalla cassetta postale. Ad esempio, se un messaggio si trova in Posta in arrivo > Q2 legale>, questo percorso esatto viene mantenuto all'interno del PST. Questa struttura consente ai revisori di comprendere il contesto originale e l'organizzazione del contenuto.
• Non selezionato: tutti i messaggi vengono appiattiti nella radice del file PST, senza la struttura di cartelle mantenuta. Mentre i messaggi vengono ancora esportati, la posizione originale all'interno della cassetta postale viene persa nel contenuto stesso. Per trovare il percorso originale dell'elemento, esaminare il items.csv nel report di elaborazione.

In entrambi i casi, il processo di esportazione crea un file PST per cassetta postale se si seleziona l'opzione Organizza dati da posizioni diverse in cartelle separate o pst . La cartella Includi e il percorso dell'opzione di origine influiscono solo sulla struttura di cartelle interne all'interno di ogni PST.

Per gli elementi di OneDrive e SharePoint

• Selezionato: i file vengono esportati con il percorso completo della cartella conservato. Ad esempio, se un file viene archiviato in Department > Legal > Contracts > Proposal.docx, l'intero percorso viene ricreato nel pacchetto di esportazione per questo file. Questa struttura rispecchia la struttura del sito originale in cui risiede il file.
• Non selezionato: tutti i file di un sito vengono inseriti direttamente in una singola cartella per tale sito, senza sottocartelle. Ad esempio, se un file viene archiviato in Department > Legal > Contracts > Proposal.docx, il percorso è SharePoint > Items > Proposal.docx. Questa struttura appiattise la gerarchia di cartelle e potrebbe combinare file di cartelle diverse. Per trovare la struttura di cartelle originale dell'elemento, esaminare il items.csv nel report di elaborazione.

Condensare i percorsi in modo che rientrino nel limite di 259 caratteri

Questa impostazione consente di evitare errori di decompressione causati da percorsi di file lunghi durante l'esportazione, in particolare quando si esportano contenuti da siti di OneDrive e SharePoint in cui gli elementi sono annidati profondamente all'interno di molti livelli di cartelle.

I siti di OneDrive e SharePoint potrebbero avere strutture di cartelle profondamente annidate e nomi di file lunghi. Quando si esporta il contenuto con l'opzione per mantenere la struttura di cartelle e percorsi selezionata, i percorsi di file risultanti possono superare il limite di 259 caratteri del file system di Windows. Questo limite può causare il messaggio di errore seguente quando si decomprime il pacchetto di esportazione:

The file name(s) would be too long for the destination folder. You can shorten the file name and try again.

Per evitare questo problema, usare questa opzione in base alle esigenze:

• Selezionato: il processo di esportazione tronca automaticamente i percorsi delle cartelle, abbreviando i nomi delle cartelle o comprimendo le cartelle intermedie, in modo che la lunghezza totale del percorso per ogni file rimanga entro il limite di 259 caratteri. Questa impostazione consente di garantire che il pacchetto di esportazione possa essere decompresso e accessibile senza errori.
• Non selezionato: il percorso completo della cartella originale viene mantenuto. Anche se questa impostazione mantiene la rappresentazione più accurata della struttura di origine, aumenta il rischio di raggiungere il limite di lunghezza del percorso, in particolare per gli elementi di OneDrive e SharePoint annidati.

Assegnare a ogni elemento un nome descrittivo

Questa impostazione controlla se l'elemento di esportazione usa il nome descrittivo originale o il GUID univoco generato da eDiscovery.

Per gli elementi della cassetta postale di Exchange

Quando si esporta come file .msg:

• Selezionato: il file di .msg esportato usa l'oggetto del messaggio di posta elettronica.
• Non selezionato: il file di .msg esportato usa un GUID generato dal sistema.

Per gli elementi di OneDrive e SharePoint

• Selezionato: i file vengono esportati usando i nomi di file originali. Ad esempio, un file denominato Q2_Budget_Plan.docx in SharePoint viene esportato con lo stesso nome esatto nel pacchetto di esportazione.

  • Se più file hanno lo stesso nome e la struttura di cartelle non viene mantenuta (la cartella Includi e il percorso dell'opzione di origine non sono selezionati), questa situazione potrebbe causare conflitti di nomi file nella cartella di esportazione. In questo caso, il suffisso viene aggiunto ai nomi di file in conflitto per differenziare i file.

  • Quando si esportano versioni, i nomi descrittivi includono suffissi di versione per distinguere tra le versioni del file. Ad esempio, Project Plan.docx, Project Plan_v1.docxe Project Plan_v2.docx.

• Non selezionato: i file vengono esportati usando identificatori generati dal sistema. Questo approccio garantisce l'univocità ed evita conflitti di denominazione. Ad esempio, project Plan.docx potrebbe essere denominato b7f3a9c2-4e1e-4c9a-9f3e-2a1d8e7f9c1a.docx nel pacchetto di esportazione. Usare il items.csv nel report di elaborazione per correlare il titolo originale e altri metadati pertinenti per il file.

Visualizzare lo stato del processo di esportazione

Per visualizzare lo stato di avanzamento dell'esportazione in Gestione processi, selezionare Gestione processi e il processo di esportazione . È possibile tenere traccia dello stato del processo e scaricare i pacchetti di esportazione.

La scheda Panoramica mostra un indicatore di stato che visualizza lo stato corrente, il numero di posizioni e il numero di elementi per l'esportazione. Il completamento stimato e il tempo trascorso corrente vengono visualizzati in ore, minuti e secondi. La scheda Panoramica contiene anche le informazioni di esportazione seguenti:

• Nome: nome dell'esportazione.
• Completato: data e ora UTC completate dal processo di esportazione.
• Durata: durata del processo di esportazione.
• Stato: stato corrente del processo di esportazione.
• Tipo di processo: valore del tipo di processo Export .
• Creato: data e ora UTC di creazione dell'esportazione.
• Creato da: l'utente che ha creato l'esportazione.

Nella scheda Impostazioni viene visualizzato un riepilogo delle opzioni di esportazione selezionate per il processo di esportazione.

Visualizzazione delle esportazioni completate da una ricerca

Per visualizzare un elenco e i dettagli sulle esportazioni completate da una ricerca, selezionare la scheda Esportazioni in un caso. Nella scheda Esportazioni vengono visualizzati i dettagli seguenti per ogni processo di esportazione:

• Nome esportazione: nome dell'esportazione.
• Stato: stato corrente del processo di esportazione.
• Rivedi nome set: nome del set di revisione da cui è stata creata l'esportazione (quando l'esportazione viene creata da un set di revisione).
• Nome ricerca: nome della ricerca da cui è stata creata l'esportazione (quando l'esportazione viene creata da una ricerca).
• Creato: data e ora UTC di creazione dell'esportazione.
• Completato: data e ora UTC di completamento dell'esportazione.
• Durata: durata del processo di esportazione.
• Creato da: l'utente che ha creato il processo di esportazione.

Per eliminare un'esportazione creata da una ricerca, seguire questa procedura:

1. In un caso, selezionare la scheda Esportazioni .
2. Selezionare un'esportazione completata da una ricerca precedente. Le esportazioni in corso non possono essere eliminate.
3. Selezionare i puntini di sospensione in base al nome di esportazione e quindi selezionare Elimina.
4. Nella finestra di dialogo Elimina esportazione selezionare Sì.

Esportare pacchetti

Al termine del processo di esportazione, è possibile scaricare i pacchetti di esportazione. La sezione Esporta pacchetti nella scheda Panoramica elenca i pacchetti di esportazione e mostra il nome e le dimensioni del pacchetto. Per scaricare un pacchetto, selezionare il pacchetto e selezionare Scarica pacchetti.

Procedure consigliate per il download di pacchetti di esportazione

Per garantire un'esperienza di download senza problemi, prendere in considerazione le procedure consigliate seguenti:

• Consenti popup da Microsoft Purview: il processo di download attiva una finestra popup. Assicurarsi che il browser sia configurato per consentire i popup dal sito Microsoft Purview. Ad esempio, vedere le istruzioni su come configurare i popup in Microsoft Edge.
• Controllare le impostazioni di download automatico del browser: se l'impostazione Download automatici è configurata su Chiedi o Blocca, potrebbe impedire il download simultaneo di più file. Per i download dei pacchetti di esportazione, configurare questa impostazione su Consenti o modifica le autorizzazioni per il sito del portale di Microsoft Purview. Per il browser Microsoft Edge, passare a Impostazioni>Privacy, ricerca e servizi>Autorizzazioni> sitoTutte le autorizzazioni>Download automatici e verificare che il sito sia autorizzato a scaricare automaticamente più file.
• Impostare il percorso di download preferito: per impostazione predefinita, esportare i pacchetti salvandoli nella cartella di download predefinita del browser. Se si vuole scegliere dove salvare i file, aggiornare le impostazioni del browser per richiedere ogni volta un percorso di download. Vedere le istruzioni per modificare il percorso della cartella download in Microsoft Edge.
• Controllare la configurazione di rete dell'organizzazione: assicurarsi che l'organizzazione consenta i download da Microsoft Purview verificando che tutti gli endpoint e gli indirizzi IP necessari siano consentiti. Questa verifica include l'abilitazione dell'accesso al servizio di esportazione Microsoft Purview e agli endpoint di archiviazione di Azure associati. Se l'organizzazione usa strumenti di sicurezza di rete come Zscaler, Microsoft Defender per endpoint (MDE) o altre soluzioni proxy/firewall, assicurarsi che questi strumenti siano configurati per consentire il traffico verso gli endpoint di esportazione. Per ottenere prestazioni ottimali ed evitare interruzioni del download, è consigliabile usare un'unità locale (non una condivisione di rete) e testare la velocità effettiva della connessione agli endpoint di Azure. Per indicazioni dettagliate sull'elenco di indirizzi consentiti, vedere URL e intervalli di indirizzi IP di Microsoft 365.
• Abilitare il download parallelo nelle impostazioni del browser: usare il download parallelo per migliorare la velocità di download per pacchetti di esportazione eDiscovery di grandi dimensioni. Ad esempio, edge://flags in Microsoft Edge. Questa funzionalità può ridurre significativamente i tempi di attesa consentendo download simultanei di blocchi di file. Questa impostazione è disponibile anche per altri browser basati su cromo.
• Usare un gestore di download: un download manager può migliorare l'affidabilità e la velocità dei download di file di grandi dimensioni. Un download manager consente di riprendere i download interrotti e gestire le fluttuazioni di rete, che è particolarmente utile quando si scaricano pacchetti di esportazione di grandi dimensioni.