業務プロセス フローの操作の概要

このトピックは、Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) に適用されます。 オンライン ユーザーの場合は、Power Automate ドキュメントの ビジネス プロセス フローの概要 を参照してください。

業務プロセス フローを作成することで、顧客が顧客と連携するたびにデータを一貫して入力し、同じ手順に従うことができます。 たとえば、すべてのユーザーが顧客サービス要求を同じ方法で処理するように業務プロセス フローを作成したり、注文を送信する前に請求書の承認を得るように要求したりできます。 ビジネス プロセス フローでは、他のプロセスと同じ基になるテクノロジが使用されますが、提供される機能は、プロセスを使用する他の機能とは大きく異なります。 業務プロセス フローを作成または編集する方法については、「業務プロセス フローの作成」を参照してください。

ビジネス プロセス フローに関する短いビデオ (4:49) をご覧ください。

業務プロセス フローを使用する理由

業務プロセス フローは、ユーザーが作業を完了するためのガイドを提供します。 組織が定義した、何らかの結論に進む必要がある対話に対して定義されたプロセスを通じてユーザーを導く、合理化されたユーザー エクスペリエンスを提供します。 このユーザー エクスペリエンスは、さまざまなセキュリティ ロールを持つユーザーが、自分の作業に最も適したエクスペリエンスを持てるように調整できます。

業務プロセス フローを使用して、ユーザーが望ましい結果を得るために従う一連の手順を定義します。 これらの手順では、ビジネス プロセスのどこにいるかをユーザーに通知する視覚的なインジケーターが提供されます。 ビジネス プロセス フローでは、新しいユーザーが使用するエンティティに集中する必要がないため、トレーニングの必要性が軽減されます。 彼らはプロセスに彼らを導かせることができます。 営業グループがより良い結果を得るのに役立つ一般的な販売手法をサポートするように業務プロセス フローを構成できます。 サービス グループにおいては、ビジネス プロセス フローが、新しいスタッフが迅速に状況に対応でき、不満足な顧客になりうるミスを回避するのに役立ちます。

業務プロセス フローでできること

ビジネス プロセス フロー定義はカスタム エンティティとして表され、プロセスのインスタンスはそのエンティティ内のレコードとして格納されます。 各レコードは、データ レコード (取引先企業、連絡先、潜在顧客、営業案件など) に関連付けられます。また、エンティティ間プロセスの場合は、各参加エンティティのデータ レコードが関連付けられます。

業務プロセス フローでは、一連の ステージ と ステップ を定義し、フォームの上部にあるコントロールに表示します。

各ステージには、ステップのグループが含まれています。 各ステップは、データを入力できるフィールドを表します。 ユーザーは、[次のステージ] ボタンを使用して 次のステージ に進みます。 ユーザーが次のステージに進む前に、対応するフィールドのデータを入力する必要があるステップを作成できます。 これは一般に「ステージゲーティング」として知られています。

ビジネス プロセス フローは、データ入力の合理化されたエクスペリエンスを提供し、ステージへのエントリを制御する以外に、条件付きビジネス ロジックや自動化を提供しないため、他の種類のプロセスと比較して比較的単純に見えます。 ただし、他のプロセスやカスタマイズと組み合わせると、ユーザーの時間を節約し、トレーニング コストを削減し、ユーザーの導入を増やす上で重要な役割を果たすことができます。

すぐに使用できるビジネス プロセス フローが多数用意されています。 詳細情報: すぐに使用できるビジネス プロセスを追加します。

他のカスタマイズと統合された業務プロセス フロー

業務プロセス フローを使用してデータを入力すると、ビジネス ルールまたはフォーム スクリプトによって提供される自動化をすぐに適用できるように、データの変更もフォーム フィールドに適用されます。 フォームに存在しないフィールドの値を設定する手順を追加できます。これらのフィールドは、フォーム スクリプトに使用される クライアント API オブジェクト モデル に追加されます。 業務プロセス フローに含まれるフィールドに対する変更によって開始されるすべてのワークフローは、フォームのデータが保存されるときに適用されます。 リアルタイム ワークフローによって自動化が適用された場合、レコードの保存後にフォーム内のデータが更新されると、変更はすぐにユーザーに表示されます。

フォームの業務プロセス フロー制御では、直接のクライアント側プログラミング機能は提供されませんが、ビジネス ルールまたはフォーム スクリプトによって適用される変更は、ビジネス プロセス フロー制御に自動的に適用されます。 フォームのフィールドを非表示にすると、そのフィールドは業務プロセス フロー制御でも非表示になります。 ビジネス ルールまたはフォーム スクリプトを使用して値を設定した場合、その値は業務プロセス フロー内で設定されます。

同時実行プロセスの流れ

同時ビジネス プロセス フローを使用すると、カスタマイザーは複数のビジネス プロセスを構成し、それらを同じ開始レコードに関連付けることができます。 ユーザーは、同時に実行されている複数のビジネス プロセスを切り替え、作業中のプロセスの段階で作業を再開できます。

システム 業務プロセス フロー

次の業務プロセス フローが含まれています。 業務プロセス フローのしくみを理解するには、次のシステム 業務プロセス フローを確認します。

• リードから商談までのプロセス

• 営業案件の販売プロセス

• サポート案件への電話のプロセス

業務プロセス フロー内の複数のエンティティ

ビジネス プロセス フローは、1 つのエンティティに対して使用することも、複数のエンティティにまたがる場合にも使用できます。 たとえば、営業案件から始まり、見積もり、注文、請求書に進んでから、最終的に営業案件を終了するプロセスがあるとします。

最大 5 つの異なるエンティティのレコードを 1 つのプロセスに結び付けるビジネス プロセス フローを設計して、アプリを使用するユーザーが、作業しているエンティティではなく、プロセスのフローに集中できるようにすることができます。 関連するエンティティ レコード間をより簡単に移動できます。

エンティティごとに複数の業務プロセス フローを使用できます

組織内のすべてのユーザーが同じプロセスに従う可能性があり、異なる条件で別のプロセスを適用する必要がある場合があります。 エンティティごとに最大 10 個のアクティブな業務プロセス フローを使用して、さまざまな状況に適したプロセスを提供できます。

適用する業務プロセス フローを制御する

ビジネス プロセス フローをセキュリティ ロールに関連付け、それらのセキュリティ ロールを持つユーザーのみが表示または使用できるようにします。 また、業務プロセス フローの順序を設定して、既定で設定する業務プロセス フローを制御することもできます。 業務プロセス フローの注文を設定するには、デザイナーで業務プロセス フローを開き、コマンド バーで [注文プロセス フロー ] を選択します。 上矢印と下矢印を選択して、業務プロセス フローを目的の順序で移動します。

誰かが新しいエンティティ レコードを作成すると、使用可能なアクティブなビジネス プロセス定義の一覧がユーザーのセキュリティ ロールによってフィルター処理されます。 プロセス注文一覧に従ってユーザーのセキュリティ ロールで使用できる最初のアクティブ化されたビジネス プロセス定義は、既定で適用されます。 複数のアクティブなビジネス プロセス定義が使用可能な場合、ユーザーは [プロセスの切り替え] ダイアログから別の定義を読み込むことができます。 プロセスが切り替えられるたびに、現在レンダリングされているプロセスはバックグラウンドに移動し、選択したプロセスに置き換えられますが、その状態は維持され、切り替えることができます。 各レコードには、複数のプロセス インスタンスを関連付けることができます (それぞれ異なるビジネス プロセス フロー定義の合計は 10 個まで)。 フォームの読み込み時に表示されるビジネス プロセス フローは 1 つだけです。 ユーザーが別のプロセスを適用した場合、そのプロセスは、その特定のユーザーに対してのみ既定で読み込むことができます。

すべてのユーザー (プロセスの "ピン留め" と同等の動作) にビジネス プロセスが既定で読み込まれるようにするには、フォーム読み込み時にカスタム クライアント API スクリプト (Web リソース) を追加し、ビジネス プロセス定義 ID に基づいて既存のビジネス プロセス インスタンスを具体的に読み込むことができます。

業務プロセスフロー権限

カスタム エンティティとして表される各ビジネス プロセス フロー定義には、他のシステムまたはカスタム エンティティと同様に、セキュリティ ロール内で編集できる独自の権限セットが付属しています。 特権は、セキュリティ ロールの [業務プロセス フロー ] タブで指定できます。

業務プロセス フローに対して次の特権を割り当てることができます。

• 作成: 新しいレコードの作成と同時に実行される業務プロセス フローのインスタンスを作成できます。
• 読み取り: 作成されたレコードの業務プロセス フローを表示できます。
• 書き込み: 業務プロセス フローの更新を許可します。 たとえば、状態やナビゲーションを変更します。
• 削除: レコードが削除されたときなどのインスタンスの削除を許可します。
• アペンド: エンティティ間のナビゲーションを可能にします。 たとえば、潜在顧客から営業案件へのセールスプロセス のビジネスプロセス フローにおけるリードエンティティなどです。
• 追加: エンティティへのエンティティ間ナビゲーションを許可します。 たとえば、潜在顧客から営業案件へのプロセス業務フローの中での営業案件エンティティです。

業務プロセス フローに関する考慮事項

業務プロセス フローは、業務プロセス フローをサポートするエンティティに対してのみ定義できます。 また、追加できるプロセス、ステージ、およびステップの数の制限にも注意する必要があります。

ワークフローを呼び出す業務プロセス フロー

業務プロセス フロー内からオンデマンド ワークフローを呼び出すようになりました。 これは、ワークフロー コンポーネントをプロセス ステージまたは [グローバル ワークフロー] セクションにドラッグすることで、新しいビジネス プロセス フロー デザイナーから構成できます。 業務プロセス フローでのワークフローの使用の詳細については、「 ブログ: Dynamics 365 for Customer Engagement の業務プロセス フローの自動化」を参照してください。

ビジネス プロセス フローのステージ出口でトリガーするワークフローを含め、そのステージがフローの最後のステージである場合、デザイナーは、そのステージが完了したときにワークフローがトリガーされるという印象を与えます。 ただし、ステージの切り替えが行われないため、ワークフローはトリガーされません。 ステージにワークフローを含めないことを妨げる警告またはエラーは表示されません。 ユーザーが業務プロセス フローと対話しても、プロセスを終了または破棄してもステージの移行は発生しないため、ワークフローはトリガーされません。 次の例を考えてみましょう。

• S1 が S2 に接続し、ステージ S2 上のワークフローを使用して 2 つのステージを持つ業務プロセス フローを作成し、トリガーを ステージ出口に設定します。

• S1 が S2 に接続し、S2 が S3 に分岐する 3 つのステージを含む業務プロセス フローを作成します。 S2 にワークフローを含め、トリガーを ステージ出口に設定します。

  いずれの場合もワークフローはトリガーされません。 この問題を回避するには、グローバル ワークフローを追加し、トリガーするワークフローを追加して、プロセスのステージではなくビジネス プロセスに対してワークフローがトリガーされるようにします。 グローバル ワークフローのトリガーを [破棄されたプロセス] または [プロセス完了] に設定すると、ユーザーがビジネス プロセスを破棄または完了したときにワークフローをトリガーできます。

業務プロセス フローを使用できるエンティティ

更新されたフォームを使用するエンティティのみが業務プロセス フローを使用できます。 これには、カスタム エンティティと次のシステム エンティティが含まれます。

• Account

• アポイントメント

• キャンペーン

• キャンペーン アクティビティ

• キャンペーンの対応

• 競争者

• お問い合わせ

• Email

• Entitlement

• ファクス

• Case

• 請求書

• ​​リード

• 手紙

• マーケティング リスト

• 機会

• 電話の通話

• Product

• 価格表項目

• 見積もり

• 定期的な予約

• 営業資料

• ソーシャル アクティビティ

• 注文

• User

• Task

• チーム

  業務プロセス フローのカスタム エンティティを有効にするには、エンティティ定義の [ 業務プロセス フロー (フィールドが作成されます)] チェック ボックスをオンにします。 この操作を元に戻すことはできません。

プロセス、ステージ、およびステップの最大数

許容可能なパフォーマンスとユーザー インターフェイスの使いやすさを確保するには、ビジネス プロセス フローを使用する場合に注意する必要があるいくつかの制限事項があります。

• エンティティごとに 10 個以下のアクティブ化された業務プロセス フロー プロセスを使用できます。

• 各プロセスには、30 個以下のステージを含めることができます。

• マルチエンティティ プロセスには、5 つ以下のエンティティを含めることができます。

業務プロセス フロー エンティティのカスタマイズのサポート

ビジネス プロセス フロー エンティティをシステムに表示して、エンティティ レコード データをグリッド、ビュー、グラフ、ダッシュボードで使用できるようにします。

グリッド、ビュー、グラフ、ダッシュボードで業務プロセス フロー エンティティ レコードを使用する

ビジネス プロセス フローをエンティティとして使用できるようになったため、リードや営業案件など、特定のエンティティの業務プロセス フロー データから取得された高度な検索、ビュー、グラフ、ダッシュボードを使用できるようになりました。 システム管理者とカスタマイザーは、他のエンティティで作成したものと同様のカスタム ビジネス プロセス フロー グリッド、ビュー、グラフ、ダッシュボードを作成できます。

潜在顧客 営業案件の販売プロセスなどの業務プロセス フローは、ソリューション エクスプローラーでカスタマイズ可能なエンティティとして表示されます。

既定の業務プロセス フロー ビューにアクセスするには、ソリューション エクスプローラーを開き、エンティティを展開>潜在顧客営業案件の販売プロセスなど、必要なプロセスを展開し、[ビュー] を選択して、目的のビューを選択します。

[アクティブな営業案件の販売プロセス] ビューなど、グラフとして表示できる既定のビューがいくつかあります。

業務プロセス フロー エンティティの使用に関する制限事項

現時点では、業務プロセス フローに基づいてエンティティのカスタム フォームを作成することはできません。

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