Microsoft 365 のドキュメント処理の導入を促進する

Microsoft 365 のドキュメント処理は、人工知能 (AI) を使用してコンテンツ処理を自動化し、非構造化データから知識を抽出するクラウドベースサービスのスイートです。 これらのサービスは、コンテンツを、organization全体で簡単に検索、分析、再利用できる構造化された実用的な情報に変換するのに役立ちます。

ドキュメント処理をワークフローに統合することで、運用を合理化し、コンプライアンスを改善し、検出可能性を高めることができます。 サービスを適用する方法の例を次に示します。

• ドキュメントの整理と管理。 SharePoint ドキュメント ライブラリにアップロードされたファイルからコンテンツを自動的に抽出、要約、または生成します。

• グローバル リーチを展開します。 選択したファイルまたは一連のファイルの翻訳されたコピーを、サポートされているすべての言語で作成します。

• ルーチン ドキュメントを自動的に生成します。 メンテナンス レポート、状態の更新、コンプライアンスの概要など、定期的なドキュメントの作成を効率化します。

• ドキュメントを一括で生成します。 コンテンツ アセンブリ ツールを使用して、契約更新やオンボード パケットなど、類似する大量のドキュメントの作成を自動化します。

• 受信ドキュメントを処理します。 保険フォーム、ビジネス検証、レンタル契約など、受信したビジネス ドキュメントからデータを管理および抽出します。

• コンテンツの検出可能性を高めます。 ビジネス ドキュメントや従業員情報 (ポリシーや手順など) をドキュメント ライブラリで整理および表示する方法を改善します。

• 特定のコンテンツの詳細を抽出します。 特許番号やコンプライアンス データなどの重要な情報を一元化して取得し、見つけて対処しやすくします。

• コンプライアンスとガバナンスをサポートします。 イベント資料や会議ファイルなど、ビジネス ドキュメントの保持と機密性の要件を満たすのに役立つドキュメント処理を適用します。

ビジネス シナリオを特定する

organizationでドキュメント処理サービスを実装する前に、これらの機能が最も価値を高めるビジネス シナリオを特定することが重要です。 ユース ケースの背後にある "理由" を理解することは、どの機能が最も有益か、ドキュメント処理が必要かどうかを判断するのに役立ちます。 また、適切なモデルの種類の選択もガイドします。

目的のビジネス成果を達成するには、複数の機能を組み合わせることをお勧めします。 シナリオとユース ケースの例を使用して、ドキュメント処理がorganizationの目標をどのようにサポートできるかについてのアイデアを引き出します。

共同作業の重要性

コンテンツは、organizationの生命を生き生きとさせるものです。 多くのビジネス ユニットはデータ処理に依存し、多くの場合、複数の手順を伴う手動ワークフローまたは半自動化ワークフローを使用します。 ドキュメント処理サービスでは、次の機能を有効にすることで、これらの作業を合理化し、コンテンツ管理プラクティスを強化できます。

• 高度な検索とフィルター処理を使用して、検出可能性と取得性を向上させます。

• ドキュメントのレビューとフィルター処理を簡略化するための条件付き書式。

• 抽出されたメタデータを使用して、ワンクリックで Power BI レポートの生成を行います。

• Power Automate を使用した自動化されたルールとワークフロー。

• 保持ラベルと秘密度ラベルによるコンプライアンスの適用。

コンテンツのライフサイクルを検討する

コンテンツは、作成と再作成から理解、処理、検出、検索まで、一般的なライフサイクルを経ます。 これらの各段階で、ビジネスをサポートするために利用できる多くのサービスがあります。

コンテンツの作成と再利用

コンテンツのライフサイクル内では、コンテンツの作成を自動化するためのユース ケースが存在する可能性があります。特に、トランザクションまたは標準化されたコンテンツで、 コンテンツ アセンブリ が役立つ場合があります。 コンテンツ アセンブリは、契約、作業明細書、サービス契約、同意書、販売ピッチ、その他の日常的な対応など、一般的なまたは反復的なビジネス ドキュメントを自動的に作成できます。

繰り返しドキュメントの種類を特定したら、ドキュメントのソースとして使用できるデータ ソースを特定する必要があります。 リストまたはデータ ソースを使用してドキュメントを設定すると、最新のテンプレートを作成し、それらのテンプレートを使用してドキュメントを生成することで、このタスクをより迅速かつ一貫して実行し、エラーを減らすことができます。

コンテンツの共同作業

注釈機能は、ドキュメント ライブラリ内のコンテンツにメモやコメントを追加するために使用されます。自分用または他のユーザーとの共同作業用です。 注釈機能は、元のファイルを変更せずに使用できるため、元のレコードは保持されます。

注釈ツールには現在、ペンと蛍光ペンが含まれており、インク ストロークや以前の注釈を削除するための消しゴムと共に色を選択できます。 従量課金制サービス用にテナント内の Azure サブスクリプションを構成すると、ユーザーに対してこの機能が有効になります。 この機能に関する詳細をエンド ユーザーに提供することを検討する場合があります。特に、ドキュメントのマークアップや注釈が大きいビジネス グループに対して行うことができます。

コンテンツの理解と処理

ドキュメント処理モデルを使用して、 ドキュメント処理 と 分類タグ付けまたは画像タグ付け機能を 使用してコンテンツからの分類とデータ抽出 を 自動化すると、入力ミスや情報不足のリスクを最小限に抑えながら、時間とコストを節約できます。

ドキュメント処理モデルでは、分類、抽出、キーワードなど、コンテンツ全体でさまざまな種類のタスクを実行できます。 次の表は、これらのタスクと関連する機能を示しています。

コンテンツ コンプライアンス

ドキュメント処理モデルを使用して、秘密 度ラベル と 保持ラベル をドキュメント ライブラリに追加されたコンテンツに適用し、モデルを構成することでコンプライアンスを追加することもできます。

ドキュメント ライブラリでコンテンツ タイプとメタデータを使用できるようになると、ビジネス ユーザーはいくつかの機能を利用できます。 コンテンツの新しいビューを作成し、レポートを作成し、特定のメタデータに基づくルールを使用してコンテンツを自動的に移動できます。 さらに、承認、他のシステムとのデータの統合、作業指示書の生成、以前に手動で実行された多くのタスクの自動化などのタスクのビジネス プロセス ワークフローを設計できます。

コンテンツの検出可能性

ドキュメント処理サービスを使用すると、コンテンツから抽出されたメタデータの各部分が検索可能になるので、検索エクスペリエンスを向上させることができます。 コンテンツ クエリ機能を使用すると、SharePoint ドキュメント ライブラリに対して特定のメタデータ ベースのクエリを実行できます。 キーワードを検索するのではなく、特定のメタデータ列の値に基づいて、より高速で正確なクエリを行なえます。

SharePoint ライブラリに追加されたコンテンツからデータを分類して抽出することに加えて、organizationでは現在、見つけにくい画像にコンテンツがロックされている可能性があります。 光学式文字認識 (OCR) サービスを使用すると、画像やドキュメントから印刷または手書きのテキストを抽出できます。 画像の例としては、ポスター、図面、製品ラベルなどがあります。 ドキュメントの例としては、記事、レポート、フォーム、請求書などがあります。 テキストは通常、単語、テキスト行、段落またはテキスト ブロックとして抽出され、スキャンされたテキストのデジタル バージョンにアクセスできます。 抽出された情報は検索でインデックスが作成され、 データ損失防止 (DLP) などのコンプライアンス機能で使用できます。

作業の開始を計画する

ドキュメント処理サービスを開始するには、まず、コンテンツの管理、処理、分析に関するorganizationの現在の状態とニーズを評価します。 さまざまなチームによって使用される主要なコンテンツ リポジトリを特定し、それらのグループと連携して、ビジネス プロセスとシナリオを理解します。

手動コンテンツ処理を自動化できる機会を探します。 これらのタスクには、次のものが含まれます。

• 標準フォームまたはドキュメントの取り込みと処理 (exmaple、HR フォーム、または購買発注の場合)。

• 反復可能なコンテンツの大規模な生成 (たとえば、オファーの文字や提案)。

• SharePoint 環境に移行できる手動注釈ワークフロー (ペンと紙のレビューやパートナー ツールなど)。

シナリオ計画のガイドに関する質問

優先順位を付けるビジネス シナリオを評価する場合は、次の質問を検討してください。

• それは本当の問題を解決しますか? 問題点や非効率性に対処するシナリオに焦点を当てます。

• 広く使用されているか、広範な影響がありますか? 複数のチームまたは部門にメリットがあるユース ケースに優先順位を付けます。

• 入手できますか? 現在のツールとリソースでシナリオが実現可能であることを確認します。

• 成功を測定できますか? 影響と結果を追跡するための明確なメトリックを定義します。

Microsoft 365 評価ツールは、ドキュメント処理サービスの恩恵を受ける可能性がある SharePoint 環境の潜在的な領域を特定するのにも役立ちます。

サイト テンプレートの概要

どこから始めればいいのか分からない場合は、従量課金制を設定し、Azure サブスクリプションを構成した後で、テナントで使用できる サイト テンプレート を調べてみます。 これらのテンプレートは次のとおりです。

• 事前構築済みで、デプロイする準備が整いました。
• organizationのニーズに合わせてカスタマイズできます。
• すべてのチーム サイトで使用できます。

これらのテンプレートを使用すると、複数の Microsoft 365 機能を使用してビジネス ドキュメントの管理、処理、追跡に役立つプロフェッショナル サイトをすばやく起動できます。 これらのサイトは、次の場合に最適です。

• ビジネス関係者に機能を示す。
• シナリオの計画と構想を加速させる。
• 契約管理や会計などのビジネス領域の価値を示します。

ドキュメント ワークフローを合理化し、コンテンツ ライフサイクル管理を改善するソリューションを構築するための強力な基盤を提供します。

役割と責任を特定する

ドキュメント処理プロジェクトを計画するときは、organizationの誰が関与する必要があるかを特定することが重要です。 まず、使用する予定の機能をマッピングします。 このプロセスは、必要なロールを明確にするのに役立ちます。

たとえば、ドキュメント処理に重点を置いている場合、SharePoint 管理者ロールは、モデルを大規模に管理するために必要なコンテンツ センターを作成および管理する際に重要です。 OCR やコンプライアンスなどの機能に重点を置いている場合は、Purview コンプライアンス管理者が必要です。 分類タグ付けを行う場合は、会社の用語ストア管理を理解するか、コンテンツ センターを使用するかどうかを判断することが重要です。

ロールを機能に早期にマッピングすると、適切なユーザーが関与し、プロジェクトが成功するように設定されます。

セットアップと構成に関する考慮事項

ドキュメント処理サービスの使用を計画するには、 Microsoft SharePoint コスト計算ツール を使用して、従量課金制サービスのコストを予測するのに役立つ、有効にする予定の機能とコストの計画を決定する必要があります。 このツールを使用すると、organizationの使用パターンと推定コストをより深く理解できるため、情報に基づいた意思決定を行うことができます。 また、 Microsoft 365 Assessment ツールと組み合わせて役立ちます。これは、情報アーキテクチャを分析し、AI を利用した自動化の恩恵を受けることができるカスタム コンテンツ タイプと拡張列を使用してライブラリを強調表示します。

準備チェックリスト

ドキュメント処理サービスを実装する準備をするには、次の作業を行う必要があります。

1. 計画

   • 次のような分野でドキュメント処理サービスの価値を活用する計画を立てます。
     • 検索
     • フィルター処理と表示の書式設定
     • コンプライアンス
     • オートメーション

2. 識別する

   • 既存の情報アーキテクチャとコンテンツ管理機能の使用について説明します。
   • 既存のコンテンツ タイプはモデルに適していますか?
   • メタデータによって改善される既存のプロセスは何ですか?
   • 処理するコンテンツの量はどのくらいですか?

3. デザイン

   • 情報アーキテクチャ、マネージド メタデータ、およびコンテンツ タイプに対するアプローチを設計します。
   • 定義、作成、および管理のプロセスを設計します。