メール通知を送信して、DLP ポリシーのポリシーのヒントを表示する

Microsoft Purview データ損失防止 (DLP) ポリシーを使用して、Office 365全体で機密情報を特定、監視、保護できます。 この機密情報を操作するorganizationのユーザーは、DLP ポリシーに準拠し続ける必要がありますが、不要に作業を妨げないようにする必要があります。 そのために、電子メール通知とポリシー ヒントが役立ちます。

DLP ポリシーを作成するときに、ユーザー通知を次のように構成できます。

• 選択したユーザーに、問題を説明するメール通知を送信します。

• DLP ポリシーと競合しているコンテンツのポリシー ヒントを表示します。

  • Outlook on the webおよび Outlook 2013 以降では、メッセージの構成中に、受信者の上のメッセージの上部にポリシー ヒントが表示されます。

  • OneDrive アカウントまたは SharePoint サイト内のドキュメントの場合、ポリシー ヒントはアイテムに表示される警告アイコンとして表示されます。 詳細を表示するには、項目を選択し、ページの右上隅にある を選択して、詳細ウィンドウを開きます。

  • DLP ポリシーのスコープ内にある OneDrive サイトまたは SharePoint サイトに格納されている Excel、PowerPoint、およびWordドキュメントの場合、ポリシー ヒントはメッセージ バーと Backstage ビュー ([ファイル] メニュー>Info) に表示されます。

メール通知を設定するためのオプション

DLP ポリシーのそれぞれのルールで、次のことを行えます。

• 選択したユーザーに通知を送信します。 これらのユーザーとしては、コンテンツ所有者、コンテンツの最終変更者、コンテンツが格納されているサイトの所有者、または特定のユーザーなどが挙げられます。

• HTML またはトークンを使用して、通知に含まれるテキストをカスタマイズします。 詳細については、次のセクションを参照してください。

既定のメール通知

通知には、Notification、電子メールのMessage Blocked、ドキュメントのAccess Blockedなど、実行されたアクションで始まる件名行があります。 通知がドキュメントに関する場合は、通知メッセージ本文にリンクが含まれます。 このリンクをクリックすると、ドキュメントが保存されているサイトに移動し、ドキュメントのポリシー ヒントが開き、問題を解決できます。 通知がメッセージに関する場合、通知には DLP ポリシーに一致するメッセージが添付ファイルとして含まれます。

既定では、通知には、サイト上の項目に対して以下のようなテキストが表示されます。 通知テキストはルールごとに個別に構成するため、一致するルールによって表示されるテキストが異なります。

カスタムメール通知

各ルールのエンド ユーザー電子メール通知用のカスタム電子メール通知テンプレートを作成できます。 次に、既定の電子メール通知を送信する代わりに送信します。 このオプションは、Exchange、SharePoint、OneDrive の場所を対象にしたポリシーで使用できます。

ポリシーでルールを編集または作成するときにカスタマイズしたテンプレートを作成するには、[ プレビューと編集] 通知メール を選択します。

カスタム電子メール通知では、HTML とこれらのフィールドのカスタマイズがサポートされています。

• 送信者の表示名: organizationのニーズに合ったカスタム値を定義します。 70 文字の制限があります。 この値を設定しても、送信者のメール アドレスは変更されません。
• 件名Email: メールの件名をエンド ユーザーにとってよりわかりやすいものにするためのカスタム値を定義します。 256 文字の制限があります。
• Email本文: ユーザーにとってより大きな意味を持つカスタム値を定義します。 5120 文字の制限があります。 HTML またはマークダウンを使用して、画像、書式設定、およびその他のブランド化を通知に含めることができます。 電子メール本文のカスタム定義では、インライン スタイル設定の使用がサポートされています。 ユーザーがメールに対して実行できるアクションを追加する場合は、メール本文の書式設定に markdown のみを使用できます。

次のトークンを使用して、電子メールの本文をカスタマイズすることもできます。 トークンは、通知が送信されたときに特定の情報に置き換えられる変数です。 たとえば、%%ContentURL%% トークンは、SharePoint サイトまたは OneDrive サイト上のドキュメントの URL に置き換えられます。

OneDrive ワークロードと SharePoint ワークロードのアクション可能な電子メール通知

管理者は、カスタマイズされた電子メール通知にコントロールを追加できます。 これらのコントロールを使用すると、ユーザーは DLP ポリシーの一致の原因となった問題を修正したり、OneDrive フォルダーまたは SharePoint サイトの問題をメールから直接修復したりできます。 これにより、修復プロセスが合理化されます。 コントロールは次のとおりです。

• 共有ファイルの停止: ファイルの共有アクセスとリンクを削除します。
• ファイルの削除: ファイルを削除します。
• ファイルに秘密度または保持ラベルを適用する: ファイルがある OneDrive または SharePoint フォルダーまたはサイトを開き、ユーザーが秘密度または保持ラベルを適用できるようにします。
• ポリシーをオーバーライドする: エンド ユーザーにビジネス上の正当な理由を追加し、ポリシーをオーバーライドする必要があります。
• 誤検知を報告する: エンド ユーザーが正当な理由を入力し、監査ログを介して管理者に通知する必要があります。
• レポートでアクションを実行できない: エンド ユーザーが正当な理由を入力し、監査ログを介して管理者に通知する必要があります。

通知メールでこれらのオプションをユーザーが使用できるようにするには、電子メール通知を構成するときに選択します。

統合監査ログのアクションの詳細:

• 削除、共有の停止、ラベルの適用: レコードの種類 = SharepointFileOperation
• オーバーライド、誤検知の報告、アクションを実行できないレポート: アクティビティ - 操作名 = DLPInfo、レコードの種類 = ComplianceDLPSharePoint

ポリシー ヒントを構成するためのオプション

DLP ポリシー内の各ルールに関して、次の事柄を行うポリシー ヒントを構成できます。

• コンテンツが DLP ポリシーと競合していることをユーザーに通知して、競合を解決するためのアクションを実行できるようにします。 既定のテキスト (以下の表を参照) を使用することも、organizationの特定のポリシーに関するカスタム テキストを入力することもできます。

• ユーザーによる DLP ポリシーの上書きを許可します。 必要に応じて、次のことも行えます。

  • ポリシーを上書きする業務上の理由をユーザーが入力することを求めます。 この情報はログに記録され、ポータルの [ レポート ] セクションの DLP レポートで表示できます。

  • ユーザーが誤検知を報告し、DLP ポリシーを上書きできるようにします。 この情報はレポート用にも記録されるので、誤検知を使用してルールを微調整できます。

たとえば、個人データを検出する OneDrive サイトに DLP ポリシーが適用されており、このポリシーには次の 3 つの規則があるとします。

1. 最初のルール: この機密情報の 5 つ未満のインスタンスがドキュメントで検出され、ドキュメントがorganization内のユーザーと共有されている場合、[通知の送信] アクションにポリシー ヒントが表示されます。 ポリシーのヒントでは、このルールは単にユーザーに通知し、アクセスをブロックしないため、オーバーライド オプションは必要ありません。

2. 2 番目のルール: この機密情報の 5 つ以上のインスタンスがドキュメント内で検出され、ドキュメントがorganization内のユーザーと共有されている場合、[コンテンツへのアクセスをブロックする] アクションによってファイルのアクセス許可が制限され、[通知の送信] アクションを使用すると、ユーザーはビジネス上の正当な理由を指定して、このルールのアクションをオーバーライドできます。 organizationのビジネスでは、内部のユーザーが個人データを共有する必要がある場合があり、DLP ポリシーがこの作業をブロックすることを望んでいません。

3. 3 番目のルール: この機密情報の 5 つ以上のインスタンスがドキュメントで検出され、ドキュメントがorganization外のユーザーと共有されている場合、[コンテンツへのアクセスをブロックする] アクションによってファイルのアクセス許可が制限され、[通知の送信] アクションでは、情報が外部で共有されているため、このルールのアクションを上書きすることはできません。 いかなる状況においても、organizationの人々がorganizationの外部で個人データを共有することを許可されるべきではありません。

ユーザーオーバーライドのサポート

オーバーライド オプションはルールごとであり、ルール内のすべてのアクションをオーバーライドします。

コンテンツは、DLP ポリシー内のいくつかのルールまたは複数の異なる DLP ポリシーと一致できますが、最も制限の厳しいルールのポリシー ヒントのみが表示されます。 これには、シミュレーション モードのポリシーが含まれます。 この設定により、ポリシーヒントのカスケードが表示されなくなります。

たとえば、ドキュメントが DLP ポリシーの 3 つのルールに一致し、ルールにこれらの構成がある場合、ルール LMN が適用され、ルール LMN のポリシー ヒントがユーザーに表示されます。

最も制限の厳しいルールでユーザーにルールを上書きすることを許可している場合は、このルールを上書きすることで、コンテンツに一致した他のルールもすべて上書きされます。

NotifyAllowOverride アクションを WithoutJustification または WithJustification または FalsePositives に設定する場合は、BlockAccess が true に設定され、BlockAccessScope に適切な値があることを確認します。 それ以外の場合は、ポリシーヒントが表示されますが、ユーザーは正当な理由で電子メールをオーバーライドするオプションを見つけることができません。

Outlook on the webのポリシー ヒントでオーバーライドを表示するには、ポリシーを [オンにする] 状態に設定する必要があります。 ポリシー アクションは、オーバーライドを使用してブロックするように構成する必要もあります。

オーバーライドの可用性

OneDrive サイトと SharePoint サイトに関するポリシーヒント

OneDrive サイトまたは SharePoint サイト上のドキュメントが DLP ポリシーのルールと一致し、そのルールでポリシー ヒントが使用されている場合、ポリシー ヒントにはドキュメントに特別なアイコンが表示されます。

1. ルールがファイルに関する通知を送信する場合、警告アイコンが表示されます。

2. ルールがドキュメントへのアクセスをブロックする場合、ブロックされたアイコンが表示されます。

   

ドキュメントに対してアクションを実行するには、アイテムを選択し、ページの右上隅にある を選択して詳細ウィンドウを開き、[ポリシー ヒントの表示] を選択します。

ポリシー ヒントには、コンテンツに関する問題が一覧表示されます。 ポリシー ヒントがこれらのオプションで構成されている場合は、[ 解決] を選択し、[ポリシー ヒントをオーバーライドする] または [ 誤検知を 報告する] を選択できます。

DLP ポリシーはサイトとコンテンツに対して定期的および非同期的に同期されるため、DLP ポリシーを作成してからポリシーヒントを表示するまでに少しの遅延が発生する可能性があります。 ポリシー ヒントを解決またはオーバーライドした場合から、サイト上のドキュメントのアイコンが消えるまで、同様の遅延が発生する可能性があります。

サイト上のポリシー ヒントの既定テキスト

既定では、ポリシー ヒントは、サイト上の項目に対して以下のようなテキストを表示します。 通知テキストはルールごとに個別に構成されるため、一致するルールによって表示されるテキストが異なります。

サイトのポリシー ヒントのユーザー設定テキスト

ポリシー ヒントのテキストは、メール通知とは別にカスタマイズできます。 メール通知のカスタム テキスト (前のセクションを参照) とは異なり、ポリシー ヒントのカスタム テキストは HTML またはトークンを受け入れられません。 代わりに、ポリシー ヒントのカスタム テキストは、256 文字の制限があるプレーン テキストのみです。

Outlook on the web および Outlook 2013 以降におけるポリシー ヒント

Outlook on the webおよび Outlook 2013 以降で新しいメールを作成すると、DLP ポリシー内のルールに一致するコンテンツを追加し、そのルールでポリシー ヒントを使用する場合にポリシー ヒントが表示されます。 ポリシーヒントは、メッセージが構成されている間、受信者の上のメッセージの上部に表示されます。

ポリシー ヒントは、次のように、機密情報がメッセージの本文、件名行、またはメッセージの添付ファイルに含まれる場合でも機能します。

上書きを許可するようにポリシー ヒントが構成されている場合は、[詳細の表示] >[Override] を選択>ビジネス上の正当な理由を入力するか、誤検知の>Override を報告できます。

機密情報をメールに追加すると、機密情報を追加してからポリシー ヒントが表示されるまでの待機時間が発生する可能性があります。 電子メールがMicrosoft Purview Message Encryptionで暗号化され、検出に使用されるポリシーで検出された暗号化条件が使用されている場合、ポリシーヒントは表示されません。

Exchange 管理センターと Microsoft Purview ポータルのポリシーヒント

ポリシーヒントは、 Exchange 管理センターで作成された DLP ポリシーとメール フロー ルール、または DLP ポリシーを使用できますが、両方では使用できません。 これらのポリシーは異なる場所に保存されるため、この制限が存在しますが、ポリシーヒントは 1 つの場所からのみ描画できます。

Exchange 管理センターでポリシー ヒントを構成する場合、Purview ポータルで構成したポリシー ヒントは、Exchange 管理センターでヒントをオフにするまで、Outlook on the webおよび Outlook 2013 以降のユーザーには表示されません。 この動作により、Purview ポータルに切り替えるまで、現在の Exchange メール フロー ルール (トランスポート ルールとも呼ばれます) が引き続き機能します。

ポリシーヒントは 1 つの場所からのみ描画できますが、Purview ポータルと Exchange 管理センターの両方で DLP ポリシーを使用している場合でも、電子メール通知は常に送信されます。

メールのポリシー ヒントの既定のテキスト

既定では、ポリシー ヒントには、電子メールの次のテキストのようなテキストが表示されます。

Excel、PowerPoint、Wordのポリシーに関するヒント

デスクトップ バージョンの Excel、PowerPoint、Wordで機密性の高いコンテンツを操作する場合、ポリシー ヒントはコンテンツが DLP ポリシーと競合することをリアルタイムで通知します。 この機能では、次のことが必要です。

• Office ドキュメントは、OneDrive サイトまたは SharePoint サイトに保存されます。

• サイトが、ポリシー ヒントを使用するように構成された DLP ポリシーに含まれていること。

Office デスクトップ プログラムは、DLP ポリシーをOffice 365から直接自動的に同期し、ドキュメントをスキャンして DLP ポリシーと競合しないようにします。 ポリシーヒントをリアルタイムで表示します。

DLP ポリシーでポリシー ヒントを構成する方法に応じて、ポリシー ヒントを無視するか、ビジネス上の正当な理由の有無にかかわらずポリシーを上書きするか、誤検知を報告するかを選択できます。

ポリシー ヒントは、メッセージ バーに表示されます。

ポリシーヒントは、Backstage ビュー ([ ファイル ] タブ) にも表示されます。

これらのオプションを使用して DLP ポリシーでポリシー ヒントを構成する場合は、[ 解決] を 選択してポリシー ヒントを オーバーライド するか、誤検知を 報告 します。

これらの各 Office デスクトップ プログラムでは、ユーザーはポリシーヒントをオフにすることを選択できます。 オフにした場合、単純な通知であるポリシー ヒントは、メッセージ バービューまたは Backstage ビュー ([ ファイル ] タブ) には表示されません。 ただし、ブロックとオーバーライドに関するポリシーヒントは引き続き表示され、ユーザーは引き続き電子メール通知を受け取ります。 また、ポリシー ヒントをオフにしても、適用した DLP ポリシーからドキュメントが除外されることはありません。

Excel 2016、PowerPoint 2016、Word 2016 におけるポリシー ヒントの既定テキスト

既定では、ポリシー ヒントは、開いているドキュメントの [メッセージ バー] ビューと [Backstage] ビューに、次のようなテキストを表示します。 通知テキストはルールごとに個別に構成するため、一致するルールによって表示されるテキストが異なります。

Excel、PowerPoint、Wordのポリシー ヒントのカスタム テキスト

ポリシー ヒントのテキストは、メール通知とは別にカスタマイズできます。 メール通知のカスタム テキスト (前のセクションを参照) とは異なり、ポリシー ヒントのカスタム テキストは HTML またはトークンを受け入れられません。 代わりに、ポリシー ヒントのカスタム テキストは、256 文字の制限があるプレーン テキストのみです。

詳細情報

• データ損失防止について
• データ損失防止ポリシーの作成と展開
• DLP ポリシーの条件、例外、アクション (プレビュー)
• DLP ポリシー テンプレートに含まれるもの
• 機密情報の種類のエンティティ定義