電子情報開示でレビュー セットからアイテムをエクスポートする

エクスポートを使用すると、電子情報開示のレビュー セットからアイテムをエクスポートするときに、ダウンロード パッケージに含まれるコンテンツをカスタマイズできます。 エクスポート プロセスは、ケースの有効期間中保持されます。 ただし、エクスポート プロセスが完了してから 30 日以内に、エクスポート プロセスからコンテンツをダウンロードする必要があります。

レビュー セットからドキュメントをエクスポートするには、次の手順を実行します。

1. Microsoft Purview ポータルに移動し、電子情報開示アクセス許可が割り当てられたユーザー アカウントの資格情報でサインインします。
2. 電子情報開示ソリューション カードを選択し、左側のナビゲーションで [ケース (プレビュー)] を選択します。
3. ケースを選択し、[ レビュー セット ] タブを選択します。
4. エクスポートするレビュー セットを選択し、[ レビュー セットを開く] を選択します。
5. レビュー セットで、エクスポートするアイテムを選択します。
6. コマンド バーで [ アクション>エクスポート ] を選択します。
7. [エクスポート] ポップアップ ページが表示され、エクスポートを構成するための設定が表示されます。 一部のオプションは既定で選択されていますが、これらのオプションは変更できます。 構成できる オプション の説明については、「エクスポート オプション」セクションを参照してください。
8. エクスポート オプションを構成したら、[ エクスポート ] を選択してエクスポート プロセスを開始します。 プロセス マネージャーに移動して進行状況を追跡し、エクスポートされたコンテンツをダウンロードします。

エクスポート オプション

エクスポートを構成するには、次のオプションを使用します。 一部の出力オプションでは、すべてのオプションが許可されていません。 たとえば、PST 形式にエクスポートする場合、テキスト ファイルや編集されていない PDF をエクスポートすることはできません。

• エクスポート名: エクスポート ジョブの名前。 この値は、ダウンロードした ZIP ファイルに名前を付けます。

• エクスポートの説明: 説明を追加するためのフリーテキスト フィールド。

• エクスポートに含める項目を選択する

  • [選択したドキュメントのみ]: このオプションは、現在選択されているドキュメントのみをエクスポートします。 このオプションは、レビュー セット内のアイテムを選択した場合にのみ使用できます。
  • フィルター処理されたすべてのドキュメント: このオプションは、アクティブなフィルター内のドキュメントをエクスポートします。 このオプションは、レビュー セットにフィルターを適用する場合にのみ使用できます。
  • レビュー セット内のすべてのドキュメント: このオプションは、レビュー セット内のすべてのドキュメントをエクスポートします。

• 選択したドキュメントを展開して含める: 次のオプションを使用して、レビュー セット内のフィルター処理されたアイテムまたは選択したアイテムに関連する追加のアイテムをエクスポートします。

  • 関連付けられたファミリ アイテム: このオプションには、関連付けられているファミリ アイテムが含まれます。 ファミリ 項目は、同じ FamilyId メタデータ プロパティ 値を共有するアイテムです。 たとえば、メール メッセージに添付されているドキュメントは、メール メッセージと同じ FamilyId を 共有します。 このオプションを選択すると、レビュー セット項目の一覧にドキュメントが含まれていない場合でも、この例では電子メール メッセージとドキュメントがエクスポートされます。

  • 関連する会話アイテム: このオプションには、同じ Teams またはViva Engage会話内にある関連アイテムが含まれます。 会話アイテムは、同じ ConversationId メタデータ プロパティ 値を共有するアイテムです。 会話のすべてのメッセージ、投稿、および対応するトランスクリプト ファイルは、同じ ConversationId を共有します。

    いずれかのオプションを選択すると、同じ関連付け ID を共有するすべてのアイテムがエクスポートされます。ただし、それらの項目の一部が現在のレビュー セット クエリの結果に含まれていない可能性があります。

• エクスポートの種類: エクスポートされたコンテンツは、Web ブラウザーを介して直接ダウンロードすることも、Azure Storage アカウントに送信することもできます。 最初の 2 つのオプションでは、直接ダウンロードを有効にします。

  • アイテム レポートのみをエクスポートする: サマリー レポートとアイテム レポートのみが作成されます。 [アイテム レポートのみエクスポート] を選択すると、混乱を避けるために、データ、フォルダーとパスの構造、圧縮パスなどのオプションを整理するためのさまざまなオプションが非表示になります。

    • [タグのエクスポート]: アイテム レポートのレビュー中に作成して適用したタグが含まれます。

  • アイテム レポートを含むアイテムのエクスポート: アイテムはアイテム レポートと共にエクスポートされます。

    • [再編集のエクスポート]: このオプションは、コミットされたやり直しの後に作成された PDF ファイルをエクスポートします。 このオプションを選択しない場合、エクスポートには元のファイルが含まれます。
    • テキスト ファイルのエクスポート: このオプションは、ドキュメントの抽出されたテキストを別のファイルにエクスポートするのに役立ちます。
    • [タグのエクスポート]: このオプションには、アイテム レポートのレビュー中に作成して適用したタグが含まれます。

• エクスポート形式: Exchange アイテムのエクスポートされたコンテンツ オプション。

  • メッセージの PST を可能な限り作成する: このオプションは、メッセージの .pst ファイルを作成します。

  • メッセージ.msgファイルを作成する: このオプションを使用すると、メッセージの.msgファイルが作成されます。

    次の設定では、アイテムの場所とフォルダー構造と名前付け規則を含めるかどうかに基づいて、出力パッケージに分割が含まれるかどうかを制御します。

  • [ パッケージ サイズの設定] セクションで、エクスポート プロセスによって作成されるエクスポート パッケージの最大サイズを構成します。

    • [メッセージの PST の作成] を選択した場合は、最大 PST パッケージ サイズを 1 GB、2 GB、5 GB (既定値)、または 10 GB に構成できます。

    • パッケージの最大 .zip サイズを 2 GB、10 GB (既定値)、20 GB、または 40 GB に構成できます。 .zip パッケージの最大サイズは、ダウンロード時に .zip パッケージに PST ファイルを含めるために、最大 PST パッケージ サイズと同じかそれより大きい必要があります。

    • 次のオプションの 1 つ以上を選択します。

      • 異なる場所のデータを個別のフォルダーまたは PST に整理する: このオプションでは、データをデータの場所ごとに個別のフォルダーに整理します。 メールボックスのコンテンツをエクスポートする場合、プライマリ メールボックスおよび関連付けられているアーカイブ メールボックス (複数のアーカイブを含む) のアイテムは、このエクスポート オプションが選択されている場合でも、1 つの PST ファイルにマージされます。
      • ソースのフォルダーとパス構造を含める: このオプションには、アイテムの元のフォルダーとフォルダー パスの構造が含まれます。
      • 259 文字以内に収まるようにパスを圧縮する: このオプションは、各項目のフォルダー パスを 259 文字以下に圧縮します。
      • 各項目にフレンドリ名を付ける: このオプションは、各項目のフレンドリ名を作成します。

      圧縮されたディレクトリ構造のオプションは、従来の電子情報開示エクスペリエンスで以前に使用されていました。 同様の操作を行う場合は、[ エクスポート形式 ] セクションで次のオプションの選択を解除します。

      • 異なる場所のデータを別々のフォルダーまたは PST に整理する
      • ソースのフォルダーとパスの構造を含める
      • 各項目にフレンドリ名を付ける

エクスポート ファイルの種類とレポート フィールド item.csv 詳細については、「 電子情報開示のドキュメント メタデータ フィールド」を参照してください。

エクスポート プロセスを監視し、エクスポート設定を表示する

エクスポート プロセスを送信した後、 プロセス マネージャーで進行状況を監視できます。 また、このエクスポート プロセスのエクスポートおよびダウンロード情報に対して選択した設定を統合レポートで表示することもできます。 Microsoft サポートを使用している場合は、プロセス ジョブ情報をコピーして、サポート担当者と共有できます。

エクスポートのパフォーマンスを向上させるには、日付範囲やその他の種類のフィルターを使用してエクスポートのサイズを小さくして、検索結果の合計サイズを小さくします。 エクスポートが完了せずに 7 日を超えて実行された場合、自動的に取り消されます。 取り消しを防ぐために、エクスポートをより小さなバッチに分割します。

レビュー セットからの完了したエクスポートの表示

レビュー セットからの完了したエクスポートの一覧と詳細を表示するには、ケースの [ エクスポート ] タブを選択します。 [ エクスポート ] タブには、エクスポート プロセスごとに次の詳細が表示されます。

• エクスポート名: エクスポートの名前。
• 状態: エクスポート プロセスの現在の状態。
• レビュー セット名: エクスポートの作成元のレビュー セットの名前 (レビュー セットからエクスポートを作成する場合)。
• 検索名: エクスポートが作成された検索の名前 (検索からエクスポートが作成されたとき)。
• 作成済み: エクスポートが作成された UTC 日時。
• 完了: エクスポートが完了した UTC 日時。
• 期間: エクスポート プロセスの期間。
• 作成者: エクスポート プロセスを作成したユーザー。