電子情報開示 (プレビュー) ケースに関連付けられている検索を実行した後、検索結果をエクスポートできます。 検索結果をエクスポートするときは、PST ファイルまたは個々のメッセージとしてメールボックス アイテムをダウンロードします。 SharePoint サイトや OneDrive サイトからコンテンツをエクスポートする場合は、ネイティブの Office ドキュメントやその他のドキュメントのコピーをエクスポートします。 アイテムをエクスポートするときは、定義したエクスポート オプションに応じて、ダウンロード用にアイテムを準備します。 エクスポートの進行状況を監視し、[ プロセス マネージャー ] ページから結果をダウンロードできます。 エクスポートが大きくなると、完了するまでに時間がかかる場合があります。
ヒント
Microsoft Security Copilot の使用を開始して、AI の力を使用して、よりスマートかつ迅速に作業するための新しい方法を発見しましょう。 Microsoft Purview の Microsoft Security Copilot に関する詳細情報をご覧ください。
新しい電子情報開示エクスポートの機能強化とMicrosoft Office 365電子情報開示エクスポート ツールの廃止の詳細については、次のビデオをチェックします。
検索結果をエクスポートする
ヒント
対話型の構成ガイドエクスペリエンスが必要ですか? 「データのエクスポート」ガイドを参照してください。
検索結果をエクスポートするには、次の手順を実行します。
Microsoft Purview ポータルに移動し、電子情報開示アクセス許可が割り当てられたユーザー アカウントの資格情報でサインインします。
電子情報開示ソリューションのカードを選択し、[ケース] を選択します。
ケースを選択し、[検索] タブ を 選択します。エクスポートする検索クエリを選択します。
検索クエリで、[エクスポート] を選択 します。
[ エクスポート ] ポップアップ ウィンドウで、エクスポート オプションを構成します。
エクスポート名にエクスポートの名前を入力 します。 通常、このフィールドには、定義される年ごとに 1 が指定されます。
[ エクスポートの説明] に、エクスポートの説明 (省略可能) を入力します。
[テナント全体のソース構成オプション] で、organization全体のソース "すべてのユーザーとグループ" を構成して、1 つ以上のユーザーまたはコンテンツ タイプを含めます。
- "すべてのユーザーとグループ" には、ライセンスのないユーザーとオンプレミスのユーザーを含める必要があります
- "すべてのユーザーとグループ" にはゲスト ユーザーが含まれている必要があります
- "すべてのユーザーとグループ" には、共有 Teams チャネルを含める必要があります
- "すべてのユーザーとグループ" には、出発したユーザーを含める必要があります
[ エクスポートに含める項目の選択] で、次のいずれかのオプションを選択します。
検索クエリに一致するインデックス付きアイテム: このオプションは、クエリに一致したインデックス付きアイテムのみをエクスポートします。
検索クエリに一致するインデックス付きアイテムと、クエリと一致しない可能性がある部分的にインデックス付けされた項目: このオプションは、クエリに一致したインデックス付きアイテムと、クエリに完全に一致しない可能性がある部分的にインデックス付きまたはインデックス付きでない項目のみをエクスポートします。
クエリと一致しない可能性がある部分的にインデックス付けされた項目: このオプションは、クエリと完全に一致しない可能性がある部分的にインデックス付けされた項目またはインデックスのない項目のみをエクスポートします。
部分的にインデックス付けされた項目を含むこれらのオプションでは、[検索ヒットのない場所で部分的にインデックス付けされた項目を除外する] を選択することで 、部分的にインデックス付けされた項目をさらにスコープできます。 このオプションを選択すると、インデックス付きヒットが既に存在する場所から部分的にインデックスが作成された項目のみが返されます。 さらに、 オプションを使用して、部分的に インデックス付けされた項目に対して高度なインデックス作成を実行できます。 電子情報開示での高度なインデックス作成の詳細については、こちらをご覧ください。
[ OneDrive と SharePoint アイテム ] セクションで、次のドキュメント オプションから選択します。
- ドキュメントのバージョンを選択する: エクスポートする SharePoint ドキュメントのバージョンの数を指定します。 値は 、最新バージョンのみ、 最近の 10 バージョン、 最近の 100 バージョン、 すべてのバージョンです。
- フォルダー項目の選択: 一致したフォルダーのサブフォルダー内のアイテムをエクスポートします。 [ 検索クエリに一致するアイテムのみを含める ] または [フォルダー内のすべてのアイテムを含める] (検索クエリと一致しない場合でも) を選択します。
- リストと添付ファイルの項目を選択する (リストの展開): SharePoint リストとその子項目に添付されたファイルをエクスポートします。 いずれかの アイテムが検索クエリと一致する場合は、[SharePoint リスト内のすべてのアイテム] を選択します。 該当する場合は、[ リストの添付ファイルを含める] を選択します。
[メールボックスとExchange Onlineからのメッセージと関連アイテム] セクションで、次のオプションの 1 つ以上を選択します。
会話を HTML トランスクリプトに整理する: コンテキスト チャット メッセージは、レビューと処理を容易にするために HTML トランスクリプトにスレッド化されます。
Teams とViva Engageの会話を含める: 各応答性の高いアイテムの前後の 12 時間以内に投稿されたメッセージを含めます。
メッセージ内のリンク (クラウド添付ファイル) にアクセスする: SharePoint または OneDrive へのリンクからアイテムを収集します。
重要
クラウド添付ファイルを含めると、エクスポートされた結果のサイズと数量が増えます。
アクセス リンクのバージョンを選択します。 値は 、最新バージョンのみ、 最近の 10 バージョン、 最近の 100 バージョン、 すべてのバージョンです。
重要
共有機能が有効になっているバージョンがある場合は、共有時にドキュメントのバージョンが取得されます。
[ エクスポートの種類 ] セクションで、次のいずれかのオプションを選択します。
- アイテム レポートのみをエクスポートする: サマリー レポートとアイテム レポートのみが作成されます。 データ、フォルダーとパスの構造、圧縮パス、およびその他の構造体を整理するためのさまざまなオプションは非表示です。
- アイテム レポートを含むアイテムのエクスポート: アイテムはアイテム レポートと共にエクスポートされます。 その他のエクスポート形式オプションは、[ エクスポート形式 ] セクションのこのオプションで使用できます。
[ エクスポート形式 ] セクションで、次のいずれかのオプションを選択します。
- メッセージの PST を作成する: このオプションは、メッセージの .pst ファイルを作成します。
- メッセージ.msgファイルを作成する: このオプションを使用すると、メッセージの.msgファイルが作成されます。
[ パッケージ サイズの設定] セクションで、エクスポート プロセスによって作成されるエクスポート パッケージの最大サイズを構成します。
- 前の手順で [メッセージの PST の作成] を 選択した場合は、最大 PST パッケージ サイズを 1 GB、2 GB、5 GB (既定値)、または 10 GB に設定します。
- パッケージの最大 .zip サイズを 2 GB、10 GB (既定値)、20 GB、または 40 GB に設定します。 .zip パッケージの最大サイズは、ダウンロード時に .zip パッケージに PST ファイルを含めるために、最大 PST パッケージ サイズと同じかそれより大きい必要があります。
次の出力パッケージ オプションの 1 つ以上を選択します。 各オプションの詳細については、「 パッケージ オプションのエクスポート」を参照してください。
- 異なる場所のデータを個別のフォルダーまたは PST に整理する: このオプションでは、データをデータの場所ごとに個別のフォルダーに整理します。 メールボックスのコンテンツをエクスポートする場合、プライマリ メールボックスと関連付けられているアーカイブ メールボックス (複数のアーカイブを含む) のアイテムは、このエクスポート オプションが選択されている場合でも、1 つの PST ファイルにマージされます。
- ソースのフォルダーとパスを含める: このオプションには、アイテムの元のフォルダーとフォルダー パスの構造が含まれます。
- 256 文字以内に収まるようにパスを圧縮する: このオプションは、各項目のフォルダー パスを 256 文字以下に圧縮します。
- 各項目にフレンドリ名を付ける: このオプションは、各項目のフレンドリ名を作成します。
[エクスポート] を選択します。
エクスポート プロセスが開始されると、確認ダイアログが表示されます。 [ OK] を選択 して続行します。
エクスポート ファイルの種類とレポート フィールド item.csv 詳細については、「 電子情報開示のドキュメント メタデータ フィールド」を参照してください。
パッケージ のエクスポート オプション
エクスポート パッケージ オプションは、ダウンロード可能なエクスポート パッケージにコンテンツをパッケージ化する方法を制御します。 電子情報開示ユーザーが実行する必要があるニーズとエクスポート後のプロセスに応じて、必要に応じてこれらのオプションを調整できます。
異なる場所のデータを別々のフォルダーまたは PST に整理する
この設定は、エクスポートされたコンテンツを元のソースでグループ化するかどうかを制御します。 このグループ化には、特定のメールボックスまたは特定の OneDrive または SharePoint サイトが含まれます。または、これらの項目を 1 つのコンテナーに結合します。
Exchange メールボックスアイテムの場合
- 選択済み: 各メールボックスのコンテンツは、メールボックスの後にという名前の別の PST ファイル (たとえば、 john.doe@contoso.com.pst) にエクスポートされます。
- [未選択]: 選択したデータ ソース全体のすべてのメールボックス コンテンツが、最大 PST サイズ制限の対象となる 1 つの PST ファイル ( exchange.pst など) にマージされます。 結合されたデータがこの制限を超えると、追加の PST が作成されます。
OneDrive および SharePoint アイテムの場合
- 選択済み: コンテンツはサイトごとに個別のフォルダーにエクスポートされます。 各フォルダーにはサイトの名前が付けられ、サイトレベルのorganizationを保持するために、そのサイトのすべてのファイルが各フォルダーに配置されます。
- [未選択]: 元のサイトに関係なく、すべてのコンテンツが 1 つのフォルダーにエクスポートされます。 items.csv を使用して、元のソースの場所とその他の関連するアイテムのメタデータを理解します。
ソースのフォルダーとパスを含める
この設定は、エクスポートがソースからの元のフォルダー構造を保持するかどうかを決定します。 ソースは、アイテムが Exchange メールボックスまたは OneDrive および SharePoint サイトに存在するフォルダーです。
Exchange メールボックスアイテムの場合
- 選択済み: エクスポートされた PST は、メールボックスの完全なフォルダー階層を保持します。 たとえば、メッセージが 受信トレイ > Legal > Q2 にある場合、この正確なパスは PST 内に保持されます。 この構造は、レビュー担当者がコンテンツの元のコンテキストとorganizationを理解するのに役立ちます。
- [未選択]: すべてのメッセージは PST ファイルのルートにフラット化され、フォルダー構造は保持されません。 メッセージはまだエクスポートされますが、メールボックス内の元の場所はコンテンツ自体で失われます。 アイテムの元のパスを見つけるには、 プロセス レポートのitems.csv を確認します。
どちらの場合も、[ 別の場所から別のフォルダーまたは PST にデータを整理 する] オプションを選択すると、エクスポート プロセスによってメールボックスごとに 1 つの PST ファイルが作成されます。 [ ソースのフォルダーとパスを含める ] オプションは、各 PST 内の内部フォルダー構造にのみ影響します。
OneDrive および SharePoint アイテムの場合
- 選択済み: ファイルは、完全なフォルダー パスが保持された状態でエクスポートされます。 たとえば、ファイルが 部署 > 法的 > コントラクト > Proposal.docxに格納されている場合、パス全体がこのファイルのエクスポート パッケージに再作成されます。 この構造体は、ファイルが存在する元のサイト構造を反映します。
- [未選択] : サイトのすべてのファイルは、サブフォルダーなしで、そのサイトの 1 つのフォルダーに直接配置されます。 たとえば、ファイルが 部署 > 法的 > 契約 > Proposal.docxに格納されている場合、パスは SharePoint > Items > Proposal.docxです。 この構造はフォルダー階層をフラット化し、異なるフォルダーのファイルを混在させる可能性があります。 アイテムの元のフォルダー構造を見つけるには、 プロセス レポートのitems.csv を確認します。
259 文字以内に収まるようにパスを圧縮する
この設定は、エクスポート中に長いファイル パスによって発生するエラーの解凍を防ぐのに役立ちます。特に、アイテムが多数のフォルダーのレイヤー内に深く入れ子になっている OneDrive サイトや SharePoint サイトからコンテンツをエクスポートする場合に役立ちます。
OneDrive サイトと SharePoint サイトには、フォルダー構造と長いファイル名が深く入れ子になっている可能性があります。 フォルダーとパスの構造を保持するオプションを選択してコンテンツをエクスポートする場合、結果のファイル パスは Windows ファイル システムの制限である 259 文字を超える可能性があります。 この制限により、エクスポート パッケージを解凍するときに次のエラー メッセージが表示される可能性があります。
The file name(s) would be too long for the destination folder. You can shorten the file name and try again.
この問題を回避するには、必要に応じてこのオプションを使用します。
- 選択済み: エクスポート プロセスでは、フォルダー名を短くするか中間フォルダーを折りたたむことで、フォルダー パスが自動的に切り捨てられ、各ファイルの合計パスの長さが 259 文字の制限内に留まるようにします。 この設定は、エクスポート パッケージを解凍し、エラーなしでアクセスできるようにするために役立ちます。
- [未選択]: 元の完全なフォルダー パスが保持されます。 この設定はソース構造の最も正確な表現を維持しますが、特に深く入れ子になった OneDrive および SharePoint 項目の場合は、パスの長さの制限に達するリスクが高くなります。
注:
異なる解凍ユーティリティは、長いファイル名とフォルダー パスを異なる方法で処理します。 Windows エクスプローラーの組み込み抽出ツールは、ファイル名またはパスがその文字制限を超えると失敗する可能性があります。 Microsoft 以外の他のツールでは、より長いパスがサポートされており、これらのファイルを正常に抽出できます。
各項目にフレンドリ名を付ける
この設定は、エクスポート項目が元のフレンドリ名を使用するか、電子情報開示によって生成された一意の GUID を使用するかを制御します。
Exchange メールボックスアイテムの場合
注:
Exchange アイテムを PST 形式にエクスポートする場合、この設定は適用されません。 このオプションを選択したかどうかにかかわらず、PST エクスポートのメール メッセージは、PST ファイル内のメッセージ タイトルの元の件名行を常に保持します。
.msg ファイルとしてエクスポートする場合:
- 選択済み: エクスポートされた.msgファイルは、メールの件名を使用します。
- [未選択]: エクスポートされた.msg ファイルでは、システムによって生成された GUID が使用されます。
OneDrive および SharePoint アイテムの場合
選択: ファイルは元のファイル名を使用してエクスポートされます。 たとえば、SharePoint のQ2_Budget_Plan.docx という名前のファイルは、エクスポート パッケージ内でまったく同じ名前でエクスポートされます。
複数のファイルの名前が同じで、フォルダー構造が保持されていない場合 ( [ソースのフォルダーとパスを含める ] オプションが選択されていない場合)、この状況により、エクスポート フォルダー内のファイル名の競合が発生する可能性があります。 この場合、ファイルを区別するために、衝突したファイル名にサフィックスが追加されます。
バージョンをエクスポートする場合、ファイルのバージョンを区別するためのバージョン サフィックスがフレンドリ名に含まれます。 たとえば、 Project Plan.docx、 Project Plan_v1.docx、 Project Plan_v2.docxなどです。
[未選択]: ファイルは、システム生成の識別子を使用してエクスポートされます。 この方法により、一意性が確保され、名前付けの競合が回避されます。 たとえば、 プロジェクト Plan.docx は、エクスポート パッケージ内の b7f3a9c2-4e1e-4c9a-9f3e-2a1d8e7f9c1a.docx という名前になります。 プロセス レポートのitems.csv を使用して、元のタイトルとその他の関連するファイルのメタデータを関連付けます。
エクスポート プロセスの状態を表示する
プロセス マネージャーでエクスポートの進行状況を表示するには、[プロセス マネージャー] と [エクスポート プロセス] を選択します。 プロセスの状態を追跡し、エクスポート パッケージをダウンロードできます。
[ 概要 ] タブには、エクスポートの現在の状態、場所の数、項目数が表示される進行状況バーが表示されます。 推定完了時間と現在の経過時間は、時間、分、および秒で表示されます。 [ 概要 ] タブには、次のエクスポート情報も含まれています。
- 名前: エクスポートの名前。
- 完了: エクスポート プロセスが完了した UTC 日時。
- 期間: エクスポート プロセスの期間。
- 状態: エクスポート プロセスの現在の状態。
- プロセスの種類: エクスポート プロセスの種類の値。
- 作成済み: エクスポートが作成された UTC 日時。
- 作成者: エクスポートを作成したユーザー。
[ 設定] タブには、エクスポート プロセスで選択したエクスポート オプションの概要が表示されます。
検索からの完了したエクスポートの表示
検索から完了したエクスポートの一覧と詳細を表示するには、ケースの [ エクスポート ] タブを選択します。 [ エクスポート ] タブには、エクスポート プロセスごとに次の詳細が表示されます。
- エクスポート名: エクスポートの名前。
- 状態: エクスポート プロセスの現在の状態。
- レビュー セット名: エクスポートの作成元のレビュー セットの名前 (レビュー セットからエクスポートを作成する場合)。
- 検索名: エクスポートが作成された検索の名前 (検索からエクスポートが作成されたとき)。
- 作成済み: エクスポートが作成された UTC 日時。
- 完了: エクスポートが完了した UTC 日時。
- 期間: エクスポート プロセスの期間。
- 作成者: エクスポート プロセスを作成したユーザー。
検索から作成されたエクスポートを削除するには、次の手順を実行します。
重要
エクスポートを削除すると、エクスポートパッケージに含まれるエクスポートとすべてのデータが削除されます。 元の場所のデータは削除されません。
- 場合によって、[ エクスポート ] タブを選択します。
- 以前の検索から完了したエクスポートを選択します。 進行中のエクスポートは削除できません。
- エクスポート名で省略記号を選択し、[削除] を選択 します。
- [ エクスポートの削除 ] ダイアログで、[ はい] を選択します。
パッケージのエクスポート
重要
電子情報開示のエクスポート プロセス中に生成されたエクスポート パッケージ リンクは、個別の使用のみを目的としており、共有しないでください。 これらのリンクの動作は変更される可能性があり、他のユーザーによって使用されたり、現在のユーザーのコンテキストの外部からアクセスされたりすると、無効またはアクセスできなくなる可能性があります。 ポータルからのデータ共有が必要な場合は、 ゲスト アカウントを使用します。
エクスポート プロセスが完了したら、エクスポート パッケージをダウンロードできます。 [概要] タブの [パッケージのエクスポート] セクションには、エクスポート パッケージが一覧表示され、パッケージ名とサイズが表示されます。 パッケージをダウンロードするには、パッケージを選択し、[ パッケージのダウンロード] を選択します。
エクスポート パッケージをダウンロードするためのベスト プラクティス
スムーズなダウンロード エクスペリエンスを確保するには、次のベスト プラクティスを検討してください。
- Microsoft Purview からのポップアップを許可する: ダウンロード プロセスによってポップアップ ウィンドウがトリガーされます。 ブラウザーが Microsoft Purview サイトからのポップアップを許可するように構成されていることを確認します。 たとえば、 Microsoft Edge でポップアップを構成する方法の手順を参照してください。
- ブラウザーの自動ダウンロード設定を確認する: [自動ダウンロード ] 設定が [確認] または [ ブロック] に構成されている場合、複数のファイルが同時にダウンロードできなくなる可能性があります。 パッケージのダウンロードをエクスポートするには、Microsoft Purview ポータル サイトのアクセス許可を 許可 または調整するようにこの設定を構成します。 Microsoft Edge ブラウザーの場合は、[設定>Privacy、検索、およびサービス>サイトのアクセス許可>すべてのアクセス許可>自動ダウンロード] に移動し、サイトが複数のファイルを自動的にダウンロードすることを許可されていることを確認します。
- お好みのダウンロード場所を設定する: 既定では、ブラウザーの既定のダウンロード フォルダーに保存されたパッケージをエクスポートします。 ファイルを保存する場所を選択する場合は、ブラウザーの設定を更新して、毎回ダウンロード場所の入力を求めます。 Microsoft Edge のダウンロード フォルダーの場所を変更する手順を参照してください。
- organizationのネットワーク構成を確認する: 必要なすべてのエンドポイントと IP アドレスが許可リストに登録されていることを確認して、organizationが Microsoft Purview からのダウンロードを許可していることを確認します。 この検証には、Microsoft Purview エクスポート サービスと関連する Azure ストレージ エンドポイントへのアクセスの有効化が含まれます。 organizationで Zscaler、Microsoft Defender for Endpoint (MDE)、その他のプロキシ/ファイアウォール ソリューションなどのネットワーク セキュリティ ツールを使用している場合は、これらのツールがエクスポート エンドポイントへのトラフィックを許可するように構成されていることを確認します。 最適なパフォーマンスを実現し、ダウンロードの中断を回避するには、(ネットワーク共有ではなく) ローカル ドライブの使用を検討し、Azure エンドポイントへの接続スループットをテストします。 許可リストの詳細なガイダンスについては、「 Microsoft 365 URL と IP アドレス範囲」を参照してください。
-
ブラウザー設定で並列ダウンロードを有効にする: 並列ダウンロードを使用して、大規模な電子情報開示エクスポート パッケージのダウンロード速度を向上させます。 たとえば、Microsoft Edge で
edge://flagsします。 この機能により、ファイル チャンクの同時ダウンロードを許可することで、待機時間を大幅に短縮できます。 この設定は、他のクロムベースのブラウザーでも使用できます。 - ダウンロード マネージャーを使用する: ダウンロード マネージャーは、大きなファイルのダウンロードの信頼性と速度を向上させることができます。 ダウンロード マネージャーを使用すると、中断されたダウンロードを再開し、ネットワークの変動を管理できます。これは、大規模なエクスポート パッケージをダウンロードするときに特に役立ちます。