Simulação: criar uma solicitação de aprovação

Nesta unidade, você aprenderá a criar um cenário adequado aos negócios que usa aprovações.

Nesse cenário, qualquer pessoa que tenha acesso à biblioteca do SharePoint pode adicionar um documento. Quando o documento é criado, é iniciada uma aprovação que permite a aprovação de determinados usuários. Se o documento for aprovado, ele permanecerá na biblioteca de documentos. Se o documento for rejeitado, ele será movido para uma pasta separada.

Teste este exercício de simulação abaixo primeiro e exiba as etapas detalhadas após a conclusão da simulação. A simulação orienta você por um cenário semelhante às etapas que seriam usadas para criar uma biblioteca de documentos no SharePoint e, em seguida, criar um fluxo. Você clicará nos prompts, em várias seções da tela, e terá um narrador para servir de guia.

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Pré-requisitos

• Acesso ao Power Automate

• Uma conta do Microsoft Office 365 com acesso ao SharePoint

Etapa 1: criar uma biblioteca de documentos

Primeiro, vamos criar uma biblioteca de documentos em um site do SharePoint.

1. Na página inicial do site do SharePoint, selecione + Novo>Biblioteca de Documentos>Biblioteca em Branco.

2. Nomeie a biblioteca como Approvals Library e selecione Criar.

3. Na nova biblioteca de documentos, na parte superior, escolha + Novo e selecione Pasta.

4. Nomeie a pasta como Rejected Documents e selecione Criar.

Agora, vamos criar o fluxo de aprovação.

1. Em seguida, vá até o Power Automate maker portal, em make.powerautomate.com.

2. Na área de texto do Copilot, digite Quando um arquivo for criado (somente propriedades), adicione uma ação iniciar e aguarde a ação de aprovação, e adicione uma condição dependendo do resultado da aprovação.

3. Selecione Gerar.

   

4. O Copilot gera um fluxo com base no prompt fornecido. O Copilot pode produzir mais de uma versão a ser considerada também.

   Você pode continuar conversando com o Copilot para refinar o fluxo de acordo com o que deseja. Quando estiver satisfeito com a estrutura do fluxo, selecione Manter e continuar.

5. Examine suas conexões. Se você ainda não estiver conectado (as marcas de verificação verdes significam que sua conexão está pronta), selecione os 3 pontos e selecione Adicionar nova conexão. Quando suas conexões estiverem conectadas corretamente, selecione o botão Criar fluxo na parte inferior da tela.

6. Selecione o gatilho Quando um arquivo é criado (somente propriedades) e escolha seu site do SharePoint em Endereço do Site e Approvals Library em Nome da Biblioteca.

7. Selecione a ação Iniciar e aguardar uma aprovação. O painel de propriedades é aberto no lado esquerdo.

8. Desmarque o campo Tipo de aprovação e escolha Aprovar/Rejeitar - Primeiro a responder na lista suspensa Tipo de Aprovação. (Consulte no diagrama abaixo a etapa 13 para referência.)

9. Atualize o campo Título para Aprovação de Documento.

10. No campo Atribuído a, insira o endereço de email da sua organização. (Isso é para fins de teste. Você sempre poderá voltar e escolher um aprovador diferente mais tarde, se desejar.)

11. Coloque o cursor no campo Link do Item e selecione o ícone de raio (conteúdo dinâmico) próximo a ele. Isso inclui seu conteúdo dinâmico nessa seção.

12. Procure e selecione Vincular ao Item.

13. Escolha Vincular ao item na janela pop-up.

    

14. Selecione a ação Condição (abaixo de aprovação) para examinar o que o Copilot selecionou automaticamente como condição. Verifique se a propriedade Resultado (ou corpo/resultado) em Iniciar e aguardar uma ação de aprovação está à esquerda e Aprovar está à direita.

15. Expanda a condição selecionando a divisa que aponta para baixo à direita do cabeçalho da ação. Isso revela as ramificações True e False da condição. Selecione o ícone + ao lado de False da condição e escolha o sinal dentro do círculo para Adicionar uma ação.

16. No painel Adicionar uma ação que aparece à esquerda da tela, procure mover e escolha a ação Mover arquivo do SharePoint.

17. Escolha o endereço do site do SharePoint no primeiro menu suspenso.

18. Em Arquivo a ser Movido, use o ícone de raio para conteúdo dinâmico e encontre e selecione o Identifier do conteúdo do gatilho do SharePoint. (Talvez seja preciso procurá-lo.)

19. Escolha o mesmo site do SharePoint para o Endereço do Site de Destino.

20. Para a Pasta de Destino, selecione o ícone da pasta no lado direito. Encontre Approvals Library e selecione a seta à direita do nome. Em seguida, selecione o nome da pasta Rejected Documents.

21. Na opção Se outro arquivo já existir, escolha Mover com um novo nome.

    

22. Salve o fluxo.

Para testar o fluxo, volte para a Biblioteca de Aprovações do SharePoint e adicione um novo documento.

Após um curto período, uma aprovação é exibida na seção de aprovações do Power Automate maker portal. Se o aplicativo Aprovações estiver ativado para sua organização no Teams, você verá a notificação de aprovação ser exibida por lá. Se não, as aprovações serão encontradas no Power Automate.

Para ter certeza de que nosso fluxo está movendo um item rejeitado para nossa pasta Documentos rejeitados, selecione a aprovação e escolha Rejeitar como sua resposta. Em seguida, retorne à Biblioteca de Aprovações do SharePoint. Atualize o navegador (se necessário) e você vai ver o documento ser movido para a pasta Documentos Rejeitados.

Parabéns! Você criou um fluxo de aprovação usando o Copilot que permite aos usuários aprovar ou rejeitar documentos em uma biblioteca de documentos do SharePoint.

Você pode editar ou estender facilmente esse fluxo de aprovação para atender melhor a suas necessidades. Ou confira os modelos de aprovações do Power Automate para obter vários pontos de partida para suas próprias aprovações.