確認済みの管理者は、Viva Engageからユーザーを消去して、一般データ保護規則 (GDPR) データ主体の要求に準拠できます。 ユーザーを消去すると、個人を識別する情報は削除されますが、メッセージとファイルは残ります。 ユーザーのメッセージとファイルを確認して、削除するメッセージとファイルを決定できます。 ID は残りのコンテンツと結び付けられますが、ユーザー名とは関連付けされません。
ケースに適用されるアプローチを選択し、 一覧表示されている順序の手順に従います。 順序は重要です。ユーザーを消去した後、削除するデータが見つかりません。
| 方法 | 手順 |
|---|---|
| ユーザーによって作成されたすべてのメッセージとファイルを保持する | [ ユーザーの消去] を 選択して、ホーム テナントと外部テナントからユーザーを削除します。 [消去] アクションでは、メッセージやファイルは削除されません。 |
| ユーザーが作成したすべてのメッセージを削除し、削除するファイルを決定する | 1. ホーム テナントに対してユーザーのデータをユーザーごとに 1 つずつエクスポートし、外部テナントごとに 1 つずつエクスポートします。 2. 各テナントからユーザーを削除するには、[ このユーザーを完全に削除する] を選択し、メッセージを削除します。 3. ホーム テナントで、[ ユーザーの消去 ] オプションを使用します。 4. 14 日以内に、ホーム テナントのViva Engageに格納されているすべてのファイルを削除します。 ユーザーごとのエクスポートに含まれていない情報をすべて削除します。 |
| ユーザーが作成したファイルおよびメッセージを確認し、保持するものと削除するものを決定します。 | 1. ホーム テナントに対してユーザーのデータをユーザーごとに 1 つずつエクスポートし、外部テナントがある場合は 1 つずつエクスポートします。 2. ホーム テナントで、[ このユーザーの消去 ] オプションを使用します。 3. 14 日以内に、必要に応じてホーム テナントからファイルまたはメッセージを削除し、ユーザーごとのエクスポートから欠落している情報を削除します。* |
注:
ファイルとメッセージを確認および削除するために 14 日を超える日数を使用する場合は、ユーザーを消去する前に削除できます。
重要
Microsoft Entra ID アカウントを閉じても、ユーザーとその情報は削除されません。 ユーザー情報を削除するには、Viva Engage管理センターに移動し、次の手順を実行します。
特定のメッセージまたはファイルを削除する
エクスポートのmessages.csvファイルのViva Engageファイル ID を使用して、Viva Engage内のファイルに直接移動して削除します。
重要
SharePoint に格納されているViva Engageファイルの場合は、Viva Engageメタデータとファイルを削除するために、Viva Engageからファイルを削除します。
特定のメッセージを見つけて削除する:
データ エクスポートのmessages.csvファイルで、[
gdpr_delete_url] 列でメッセージの URL を見つけます。 URL には、https://www.yammer.com/messages/thread_id/hard_delete_confirmationという構文があります。削除するメッセージの
gdpr_delete_urlをコピーします。 メッセージを削除するネットワークにログインしているブラウザー ウィンドウに貼り付けます。表示されたメッセージが削除対象であることを確認したら、リンクをクリックして、Viva Engageおよび関連するデータ エクスポートからメッセージを完全に削除します。
Viva Engageまたは SharePoint に格納されている特定のViva Engage ファイルを見つけて削除するには:
Viva Engageの [検索] ボックスを使用します。 たとえば、エクスポートで 12345678.pptx という名前のファイルの場合は、1235678.pptx を検索します。 検索結果で [ ファイルに移動] を選択し、[ このファイルの削除] を選択します。
ファイルの URL を作成することもできます。 https//www.yammer.com/network_name/#/files/file_number を使用します (例:
https://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/files/12345678)。 ファイルの [Viva Engage] ページで、[このファイルの削除] を選択します。
ユーザーのカバー イメージを削除するには:
API: Engage管理者または検証済み管理者は、API 呼び出しを介してテナント内のすべてのユーザーのカバー イメージを削除できます。 URL には、
www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/*user_id*/cover-imageという構文があります。たとえば、ID 1234567890を持つユーザーのカバー イメージを削除するには、URL は次のようになります:
www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/1234567890/cover-image。UI 別: premium Viva ライセンスを持つEngage管理者は、Premium Viva ライセンスを持ち、ストーリーラインが有効になっているユーザーのカバー写真をアップロードまたは削除できます。
- ユーザーのプロファイル ページにアクセスする。
- プロファイル ヘッダーの上にマウス ポインターを置き、[ カバー写真のアップロード] を選択します。
- 必要に応じて、新しいカバー イメージを削除またはアップロードします。
注:
管理者またはユーザーが Premium ライセンスを取得していない場合、またはユーザーが独自のストーリーラインを持っていない場合は、以前にアップロードした写真を API を使用して削除する必要があります。
ユーザーごとのエクスポートに含まれていないユーザー データを検索して削除する
一部のユーザー データはエクスポートに含まれません。
ユーザーのこのデータを見つけるには、[Viva Engage設定] 
>Peopleに移動し、ユーザーの名前を選択します。
次の表は、必要に応じてこのデータを変更または削除する方法を示しています。
| データの種類 | データを変更または削除する方法 |
|---|---|
| ブックマークされたメッセージ、グループ メンバーシップ、フォローしているユーザー、フォロー中の記事 |
Viva Engageホーム テナントと外部テナントからユーザーを消去すると、この情報は 14 日間の中断期間の後に削除されます。 ユーザーは自分の情報を変更または削除できます。 手順については、「Viva Engage プロファイルと設定の変更 (Web とデスクトップ)」を参照してください。 |
| ユーザー設定 (通知、アプリケーション、言語設定など) |
Viva Engageホーム テナントと外部テナントからユーザーを消去すると、この情報は 14 日間の中断期間の後に削除されます。 管理者は、ユーザーのこの情報を変更できません。 ユーザーは自分の設定を変更できます。 手順については、「Viva Engage プロファイルと設定の変更 (Web とデスクトップ)」を参照してください。 |
| ユーザーのプロフィール | ユーザーにViva Engage ID がある場合、ユーザーを削除するには、次の 2 つのオプションがあります。
|
グループからユーザーを削除する (外部グループを含む)
グループで、[ メンバー ] モジュールでカウントをクリックします。 コミュニティ メンバーのパネルが開きます。
ユーザー名の横にある [設定]
を選択します。[ コミュニティから削除] を選択します。
プライベート コミュニティの会話から非コミュニティ参加者を削除する
- 非コミュニティ メンバーが会話に追加された場合は、スレッドに返信が表示され、追加されたユーザーがメモされます。 応答には、非コミュニティ メンバー参加者を 削除 するためのリンクが含まれています。
Viva Engage ホーム テナントと外部テナントからユーザーを消去する
重要
ユーザーを消去すると、14 日間のウィンドウが開き、ホーム テナントで保存または削除するファイルとメッセージが決定されます。 必要なすべてのユーザー データをエクスポートしてください。 14 日間が経過すると、Viva Engageはユーザー識別データをすべて消去します。 [このユーザーの消去] を選択した後 、14 日以内 にユーザー メッセージとファイルを削除 します。 14 日間のウィンドウの後、ファイルとメッセージは残りますが、 以前のユーザーに属しているとしてマークされます。
ユーザー アカウントが [非アクティブ化] から [削除済み] に切り替わると、そのユーザーにユーザー データを関連付けることはできません。つまり、データをエクスポートして確認することはできません。
ユーザーを消去する前に、「Viva Engageまたは SharePoint に格納されている特定のメッセージまたはViva Engageファイルを削除する」を参照してください。 この記事では、外部グループ、外部スレッド、テナント内のユーザーのメッセージとファイルを確認および削除する方法について説明します。 [ このユーザーの消去] を選択すると、ユーザーはそれらのメッセージとファイルに関連付けられません。
ホーム Viva Engage テナントからユーザーを削除すると、すべての外部テナントから削除されます。 各外部テナントからゲストを個別に削除する必要があります。
ユーザーを消去すると、アクションによって次のユーザー データが削除されます。
その人がフォローする人、フォローしている会話や記事へのつながり、フォロワーとのつながり
ブックマーク、言語設定、通知設定、アカウント アクティビティ
ユーザーのプロファイル
コミュニティ メンバーシップ
メンバーだったテナントの一覧
管理者は、ホーム テナントと外部テナントからユーザーを消去できます。